这两种之间的区别主要表现在以下几个方面：
音视频质量
1. 硬件视频会议系统：音频编码采用国际电信联盟ITU组织的H.320标准的G.7xx的音频编码规范。声音是经过有损压缩的。
2. 软件视频会议系统：随着PC的CPU处理能力不断快速增强，只要用户具备一定的带宽，可以实现比硬件视频会议系统更清晰的声音效果。
易于使用
1. 硬件视频会议系统：硬件解决方案符合用户传统使用习惯，但随着网络的普及，这一点已经不占优势。
2. 软件视频会议系统：一方面随着计算机和互联网应用的普及，人们对计算机应用越来越熟悉和习惯；另一方面，软件视频会议系统在技术设计和功能实现上充分考虑产品的使用方便性和友好性，使得大多用户无需特别的培训即可立即使用。
价格
1. 硬件视频会议系统：一次性购买价格昂贵，而且由于需要一定带宽，用户将长期支付带宽接入费用。
2. 软件视频会议系统：产品价格只是硬件视频会议系统的几分之一，甚至更低。采用租用的方式更为实惠,并且企业可以利用现有的网络条件，无需支付高昂的带宽费用。
技术更新
1. 硬件视频会议系统：硬件视频会议系统的生命周期约为3年，而技术每天都在更新，专用硬件设备无法赶上硬件技术发展的步伐。硬件更新或更换新的升级模块将非常昂贵，而且实施起来不方便。
2. 软件视频会议系统：任何新技术的应用和功能增强都可以及时地为用户更新，随时随地的，非常方便。产品的升级价格较硬件视频会议系统要低得多。
网络带宽适应性
1. 硬件视频会议系统：对带宽要求较高，一般需要384kb以上的独立线路或者专网。解决防火墙问题太复杂。
2. 软件视频会议系统：可以使用用户现有的网络环境。适合于各种网络环境，适应各种的代理服务器和防火墙，可以满足不同网络环境需求。
数据协作
1. 硬件视频会议系统：早期的硬件视频会议系统不提供数据协作功能；目前一些高端硬件厂商需要在其系统中增加特别模块，需要额外的PC来支持此功能，系统连接复杂。
2. 软件视频会议系统：具有一体的数据协作功能，可以提供文档共享、电子白板、共同标注、文字交流等各种功能。
系统部署和扩容
1. 硬件视频会议系统：硬件视频会议系统根据MCU的要求，部署点数限制比较大。
2. 软件视频会议系统：根据服务器和带宽的需求，用户量可达到成百上千的用户数量。
防火墙支持
1. 硬件视频会议系统：对防火墙支持能力非常弱，严格要求每个终端都必须有外部IP，并可以直接访问互联网而不能经过防火墙。
2. 软件视频会议系统：对NAT防火墙、代理服务器以及包过滤防火墙都有相应的解决方案，在大多数用户环境下，用户无需做任何配置即可使用。
便携性
1. 硬件视频会议系统：大多数硬件视频会议系统是应用于固定的会议室中。目前市场上有些视频会议支持桌面终端，但是这些在使用上、功能、效率都受到很大的局限性。
2. 软件视频会议系统：可以利用自己的笔记本电脑，可以在办公室、家庭、酒店甚至网吧随时随地通过互联网（或IP网络）召开视频会议。
会议管理
1. 硬件视频会议系统：会议管理功能简单。
2. 软件视频会议系统：可以提供丰富的会议管理和控制功能，如用户数据库管理、会议预约、会议通知，会议统计，会议议程，投票等等；根据各种会议需求提供不同的会议类型和会议控制模式等。
客户化
1. 硬件视频会议系统：几乎不能满足任何用户个性化的需求。
2. 软件视频会议系统：可以根据用户的需求，提供客户化的界面、功能，以及客户品牌。
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