浅谈档案利用的思路与重要性_思路的重要性

Question

如题所述

Answer 1

　　随着我国经济建设的发展和社会的进步，人们对档案的认识也在不断深化与提高。特别是档案利用工作的重要正日益显现出来，作为档案工作者就应该转变观念，更有效地为档案的利用服务创造条件。
　　一、明确档案的服务方向
　　档案工作的服务性集中表现在利用工作上，要做好利用工作，首先要明确服务方向。随着社会经济的快速发展，档案利用工作的方向也得到了进一步的明确，档案的社会性也逐步体现出来，并摆在了突出的位置。档案利用工作是一项以利用者为服务对象的服务工作，做好利用工作要树立正确的服务思想，要有高度的责任感。由于档案利用意识的增强，我馆档案的利用率也较以前有较大的提高，每年平均查阅档案人数近1000人次4000多卷（件），尤其是现在办理出国及各单位招聘人员时对其学历的真实性越来越看重，一般都需要所招人员提供上学期间的成绩和大学录取底册，所以现在查阅打印毕业成绩及录取底册的人越来越多。去年根据内蒙古自治区相关政策文件，“五七工”被纳入企业基本养老保险参保范围，只要符合“五七工”身份就可以办理企业基本养老保险，领取养老金。按照文件要求，“五七工”必须提供原始证明材料，包括参加工作时的劳动合同书、职工录用审批表、职工花名册、工资发放表等档案，我校有30多名老人曾经做过“五七工”，他们来我馆希望能找到证明他们曾经在学校工作过的身份的材料。由于历史原因，早年留存的档案比较少也比较混乱，我馆人员经过近一周的时间，耐心细致地翻阅了大量的档案，帮他们找出了所需材料，为他们解决了实质性的问题。在去年我校建校60年校庆前，我馆发挥了很大的作用，向校庆组委会提供了建校初期历任领导的批文、学校的老照片以及历年来的专业设置，为各学院制作校友通讯录等提供了历届毕业生名单及毕业生照片。所以，实践证明，利用工作是档案工作的根本目的，我们一定要做好档案的利用工作，满足新时期的需要，真正充分发挥档案的作用。
　　二、加强档案基础业务工作
　　档案的基础业务工作是档案利用工作的前提条件，只有把基础业务工作抓实，才能更好地开展档案的利用工作，才能满足社会各方面的需要。档案的基础业务工作包括了解和熟悉档案馆（室）所藏信息的内容和成分、各项档案检索工具和使用方法，而档案的主要利用途径包括提供档案原件。例如让档案利用者在档案馆（室）查阅所需档案原件，根据工作的需要让档案利用者可将档案原件暂时借出馆（室）外使用。前年我们又集中精力对馆藏档案进行了系统整理，有规可循，有目可查，这样极大地提高了档案利用的工作效率。
　　三、开展多种服务，充分调动档案利用者的积极性
　　如今是信息工业迅速发展的时代，首先要采取多种形式，广泛宣传扩大档案工作的社会性。宣传档案馆（室）的性质地位、馆藏档案内容、档案发挥的效益等。同时大力丰富馆藏，最大限度地满足社会各方面的需要。其次运用多种收集形式征集各种门类和载体的档案资料。再次改善服务，增强利用工作的主动性。根据利用工作的需要我们努力做到三个转变。其一，在服务思想上由简单的服务转向工作服务；其二，在服务形式上由过去的坐等调卷的被动服务转向面向社会多方位的主动服务，充分发挥档案为当前工作服务的资政、参考作用；其三，在服务工具上由过去单一目录查找转向逐步建立一个形式统一、内容稳定、功能健全的检索体系，特别是开发网络系统以满足不同角度，不同方面利用档案的需要。目前我校也开始MIS系统，联网后档案管理工作作为一个子系统也列入其中，各类目录通过计算机录入系统，检索、查阅可以在微机上进行，档案实物根据需要查看。运用MIS系统减少了工作人员的查找过程，节约了时间，为利用者提供极大的方便；第四，坚持目标管理调动档案利用者的积极性，从而激发档案工作人员钻研业务优质服务。档案为物质文明建设和精神文明建设服务的方法、形式是多种多样多方面的，关键是要改变观念、锐意进取、悉心研究，不断提高服务意识，使档案工作更好地为现代化建设服务。
　　四、今后工作中的几点思路
　　我们在档案利用方面做了一些工作，基本满足了社会需求，但是面对改革开放和市场经济的大潮，我们的工作还需更加努力适应社会需要。
　　1.要进一步提高对档案利用工作的重要作用的认识
　　我们档案馆的主要工作是档案的收集、整理、查阅等，随着市场经济的逐步完善和社会信息化程度的普遍增强，人们对信息的需求量明显加大，我们要走出以前的思维模式，全方位为我校及社会提供服务。
　　2.拓宽档案利用的思路，开展多种形式的服务
　　目前我馆馆藏的主要是教学、科技、基建、财务、外事文书、出版物、照片、设备等，在一定程度上制约了档案的利用工作，针对这一情况，我们采取了加大档案收集力度，改善馆藏结构和措施，拓宽思路，认真研究档案利用工作的新情况、新问题，努力把档案利用工作推上一个新的水平。
　　总之，档案利用工作是档案工作中的重中之重，我们在抓档案工作的同时，也会把档案的发展工作与学校和地方的发展建设相结合，探索和掌握档案利用的新方法、新途径，努力去挖掘档案的潜在价值。
　　通讯作者：李瑞红，[email protected]

Answer 2

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

Answer 3

一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。