浅谈如何做好新形势下档案利用工作

Question

如题所述

Answer 1

戚昊轶

（天津市地质矿产勘查开发局　天津　300191）

摘要　档案工作是各项事业发展的一个重要基础，档案利用工作又是档案工作的最终目的。随着改革开放的深入和社会主义市场经济体制的建立，档案信息的生产量和社会需求量剧增，对档案利用服务的要求也就越来越高，传统的档案利用工作已不能适应社会的需要。作者就几年的实际工作，从转变档案服务意识，创新利用方法，提高档案工作者自身素质3个方面谈了谈如何做好档案利用工作，使其充分发挥自身的生命力，实现其自身的价值，为经济发展作出更大的贡献。

关键词　新形势　档案利用　工作

档案是一个单位各项活动历史的真实记录，它汇集着重要信息资料。档案利用工作是档案工作的生命线，是档案工作联系社会的一个窗口。利用工作做得如何是衡量档案业务开展的程度、工作好坏的主要标志。随着改革开放的深入和社会主义市场经济体制的建立，档案信息的生产量和社会需求量剧增，对档案利用服务的要求也就越来越高。传统的档案利用工作已不能适应社会的需要，这就需要我们转变档案服务意识，创新利用方法，提高档案工作者自身素质，充分开发利用档案信息资源，为社会主义经济建设和领导决策服务。

1 转变档案服务意识

作为一名档案工作者必须转变档案服务意识，更新观念，要从过去沿袭下来的旧观念、旧模式中解脱出来，破除无所作为的思想，不断提高对档案信息资料开发利用的认识。档案工作者要转变以管为主的理念，树立现代管理理念，即不断树立档案利用意识、创新意识和主动意识。

1.1 利用意识

档案的利用是档案工作的最终目的，并且支配档案工作的全过程。档案的收集、整理、鉴定、编目等各项工作都是为档案利用服务的。因此，档案工作人员首先要提高对档案利用工作的认识，打破档案利用工作旧的封闭的思想观念，紧紧围绕经济建设中心，从促进社会全面进步出发，克服档案利用工作上的不足。要紧跟时代步伐，牢固树立档案利用意识，真正把档案利用提高到一个新高度。

1.2 创新意识

“创新是事业发达的不竭动力”，要解放思想，实事求是，从实际出发的原则，以科学的理论为指导。对档案利用工作要具有创造性、预见性，就不能囿于传统的思维方式和工作方法，要结合未来知识经济的特点，结合档案工作实际，把档案工作引入市场，让它成为社会的一种共同资源，社会所拥有，在市场经济中流通，交换，释放其自身的价值。把档案工作者带进市场，带进流通领域，经受市场经济的冲刷，激发对档案工作的创新意识。另外，要为档案工作者营造创新氛围，使档案工作者能及时接触新鲜事物，了解档案工作的现状及发展趋势，拓宽工作思路，培养自身的创新思维能力。

1.3 主动意识

过去的档案利用工作中，档案工作人员多年养成的“重保管、轻开发、重历史、轻现实”的思想，使得档案的开发利用出现坐等服务现象。大量的档案很少被利用，一些有价值的档案散失在外，档案员空守着一座知识或历史的矿山却一筹莫展。造成这种局面的主要原因有以下几点：一是现行体制局限性，档案人员开发利用档案的积极性没有调动起来，开发利用档案信息意识淡薄。二是开发利用档案的6种基本常用的方式还处于原始的手工劳动之中，有的甚至因为客观或主观原因而出现服务缺口。三是受行政领导档案意识薄弱的影响，重视程度不够，档案管理的硬件设施跟不上，使档案信息开发利用工作相对落后。档案的开发利用是一项系统工程，在档案归档之前，做好督查指导，进行超前控制，保证档案收集齐全完整。在档案信息的开发利用方面，档案部门和档案人员应对以往档案利用情况和各部门工作实际调查研究，了解中心工作，掌握现实社会对档案信息的利用需求，及时将信息源源不断地输送到利用者手中，使档案服务工作由被动型变为主动型。

2 创新利用方法

现代科学技术的发展为档案利用工作实现自动化和现代化提供了条件。随着档案信息资源的急剧增长，社会对档案利用愈来愈频繁，迫切要求能够及时、准确、全面、系统地将档案信息进行有效地浓缩和有效地存档，以便于更快捷、更广泛地提供利用。传统的档案利用方式与方法已越来越难以适应现代社会利用的需要。因此，必须利用计算机和网络等先进技术，创新利用方法，更新检索手段，不断推进工作的自动化和现代化。

首先要利用现代技术加强档案信息数据建设。目前档案信息自动化从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步关键在于数据库建设。其次要更新检索手段，建立目录中心。目前大多档案室的检索工具种类比较单一，功能不全、检索速度慢、功率较低，加强检索工具体系建设和建立档案目录中心已成为十分紧迫的任务。随着网络技术的发展，可以建立一个科学的、系统的、结构合理的相互配套的档案信息检索网络，可将利用档案信息开发成全文数据库，放在网络上供职工查阅、下载。目前我局已将2002年至今文书档案进行了电子文档的扫描，扫描完成后，进行编目整理，形成PDF格式的电子文件，并上传电子档案数据库中。这样既节省了时间、人力，还对利用者的查找和案卷的保护起到了一定的作用。

3 提高档案工作者的素质

“打铁还需自身硬”，档案利用工作的好坏，直接取决于档案工作者的素质，因此要全面提高档案工作者的素质做到“三个提高”。

3.1 提升职业道德

一是要遵守档案工作纪律，认真执行《中华人民共和国档案法》，严守党和国家的机密。二是要热爱档案事业，树立全心全意为人民服务的宗旨，三是要甘于默默无闻、埋头苦干，摒弃名利观念。

3.2 提高专业素质

档案工作是一项专业性很强的工作，因此档案管理人员必须拥有扎实的档案专业知识，熟悉单位的性质、成立时间、组织史和基本情况，才能解答利用者的各种问题，准确、快速地查找到利用者所需要的档案。要不断补充自身缺乏的而又急需的知识，如在收集现行文件时，要学习相关知识，了解市场特点、单位情况、部门要求；在整理现行文件中，要具备较宽泛的学科知识，具备对信息资料进行再次开发利用的能力；在服务他人时，要有崇高的敬业精神和良好的服务意识及较高的计算机操作能力，运用现代化手段快捷便利地提供服务。要不断培养提高自己的实际操作能力，依靠平时不间断的理论学习和工作实践中的摸索，在理论和实践不断结合的工作中，使专业知识水平再上新台阶。

3.3 提高综合素质

档案工作涉及的知识范围广、专业多，这就要求档案管理人员学习掌握相关科学知识。为了成为职业上的“常胜将军”需要的是不断更新知识，不断充电。唯有不断地学习、超越，才能掌握进步观念，掌握各方面技能从而推动档案事业的发展。

4 结束语

通过提高档案管理人员政治、专业、综合素质，创新利用方法，转变以管为主的理念，树立现代管理理念，树立档案利用意识、创新意识和主动意识，做好新形势下的档案利用工作。

参考文献

姜元茂.档案人员岗位培训教程.北京：中国档案出版社，2002

Answer 2

一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。本回答被网友采纳

Answer 3

档案利用
所谓档案利用, 我们既可以把它理解为对档案的利用, 即档案利用者有目的地利用档案; 也可把它理解为对档案利用所做的工作, 即档案部门、档案工作者围绕利用档案开展的各种活动。因此 , 档案利用的完整概念应该是: 档案利用者为着一定的目的实际使用档案, 以及档案部门、档案工作者为着利用者有效地使用档案进行的全部工作活动。