如何正确理解和应用ERP中的数据

Question

如题所述

Answer 1

看下数据的分类，通常我们可以把数据分为静态数据、动态数据、交易数据、统计数据和绩效指标数据。

1．静态数据。

简单来讲，就是短期内不会变化的数据，一般指生产活动开始之前要准备的数据，如物料清单、工艺路线、仓库和货位代码、会计科目的设定等。这些数据在我们系统上线之前就要准备好。但是静态是相对的，也需要定期维护，保持其准确性。

2．动态数据。

一般是指生产经营活动中不断发生、经常变动的数据。如客户的应收账款，当客户购买产品但是没有付款时，应收账款就会增加，当款项收回时，应收账款就会减少，物料在领用时就会减少，采购入库时就会增加。我们在实施ERP系统之初，要输入动态数据的初始值，也就是期初数据，期初数据一旦建立，就需要随时维护。

3．交易数据。

一般指业务单据上面的数据，比如我们进行物料采购，在这个采购流程中，会产生很多业务单据，采购申请单、采购订单、入库单、采购发票等等，这些单据上面的数据就是交易数据。所有的动态数据，都是通过交易数据来更新的，比如我们在系统里面保存一张入库单，或者保存一张出库单，那么对应物料的库存数量就会更新，比如我们在系统里面过账一张销售发票，客户的应收账款就会更新。

4．统计数据。

就是对交易数据的分类汇总，这个数据是给管理人员使用的，它是一种经过加工处理的数据，供管理人员掌握经营生产状况、进行分析和决策。比如对某一个原材料今天我们一共采购了多少数量，我们就可以根据这个原材料的所有入库单进行统计。比如，对于某一个供应商，我们今年一共从这家供应商采购了多少金额，我们就可以通过跟这个供应商有关的采购订单来进行统计。在没有ERP的时候，要得到这些统计数据是非常费劲的，并且还非常的不准确。而让ERP来做这些数据统计的工作，就比较快速准确。

5．绩效指标数据。

也就是我们常说的KPI数据，这个数据就是对流程的运行进行监控，可以监控交易数据，也可以监控统计数据。比如对于采购申请，我们首先在系统里面把绩效指标数据设置好，假如我们要求在采购申请提交以后，必须在两天之内得到处理，这个两天就是我们设置的一个绩效指标数据。设置好之后，系统就会监控所有的采购申请，如果发现有一张采购申请过了两天还没有得到处理，那么呢ERP就会按照预先设定好的流程发出警告信息。比如，给采购经理或者是仓库经理发Email，如果ERP系统支持移动办公，就可以发短信，这样就实现了对交易数据的监控。

最后，我们看下这五类数据之间的关系，可以归纳为四点。

1．静态数据是为交易数据服务的。我们在处理一张业务单据的时候，要处理很多的静态数据，如果我们首先把这些静态数据整理好了，保存在主文件里面了，将来处理业务单据的时候，直接调用这些静态数据就可以了，这样就可以加快处理速度。

2．交易数据更新动态数据。比如，我们处理一张入库单或者出库单，就会更新物料的库存数量，我们处理一张销售发票，就会更新客户的应收账款，我们处理一张采购发票，就会更新供应商的应付账款。 

3．交易数据形成统计数据。对交易数据进行统计汇总，就会形成统计数据，这个比较好理解。

4．绩效指标数据监控交易数据和统计数据。