提升效率20个方法

Question

如题所述

Answer 1

方法、技巧和工具，我按照难易程度来说，一般只有习得了方法，才能形成技巧，才可以用工具进行落地，所以方法最重要，工具次之

效率大约是单位时间内完成有效事项的比例，最重要的是有效，其实是时间。

一、那什么是有效呢，简单意义理解就是完成质量很高，换句话说就是，如果你很速度的完成了，但是完全没有达到标准还不如不做。

完成质量高这个就比较玄乎了，不同的的工作 交付的质量要求不一样，比如销售-业绩+满意度，研发-质量+速度，供应商-成本+速度，内勤-上下游评价+0失误等

那今天我们排除一些不可谈或者跟个人能力和素质影响很大的外，谈谈一般的质量高的定义，大体就是达到了需求方的预期，所以这里有几个关键词：需求方、预期

需求方：

需求确认与管理，特别是内部协调岗位，了解清楚需求具体是什么非常重要，这里存在几个可能性，第一需求方传递的时候以为你懂，实际你不懂；需求方传递需求的时候自己也没有完全清晰；需求方讲清楚了，但是你理解错了

所以在接收到需求的时候确认清楚，需求交付的内容和时间是什么，在这里可以用到目标管理的要素：S TAR=sitiaion、time、action、resout，场景、时间、行动、结果

配合再密切也需要确认，最直接的办法就是复述你的理解，让需求方听是否一致，笔者之前是吃过亏的，比如老板问：XX在你这儿的表现如何？实际老板想要问的是XX我觉得很不错，我想要调走，在你这里是否关键，什么时间可以调走。所以当你不了解的可能会说出一堆有的没得



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预期：

很多时候我们对客户的基本上都知道要管理预期，一旦预期很高，你做的好也可能变成不满意，而在中国职场，很多时候不满意可能就是质量不好。

所以特别是对内交互较多的岗位，一定要沟通好彼此的预期，这里就有几个重要因素：

守信：答应的事情一定要做到

buffer：给自己的时间和交付留一点buffer，预防紧急事件

反馈：过程中要不断反馈进展和困难，让需求方感受到你的努力

结果：如果是效果类的，建议一定不能藏着掖着，免得像男朋友的礼物，只能进闲鱼

以总结一下有效=需求管理+预期管理



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二、时间管理：执行过程的时间控制和提醒

基于上面，如果你的需求管理和预期管理都已经做好了，那最重要的是支撑你结果的执行不能出现偏差，那一般执行偏差可能有什么因素呢：任务安排不合理+关键信息遗漏

这里的话其实没有太多可讲的，都是职场人经常遇到的，任务那么多，到底做哪个？做着做着忘情了就心里只有他没有她等等，所以这里直接推荐工具，帮助咱们做时间管理

简单事务=可以直接处理，仅需要记录或提醒的简单任务=提醒工具

复杂事务+不需协作=录入笔记软件加工+拆分成可直接执行的、定义明确的简单任务=清单或日程工具。

复杂事务+需要协作=录入笔记软件加工+拆分成可直接执行的、定义明确的简单任务+需要多人协作的，录入相关系统=项目管理/任务管理类工具



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三、工具类推荐：

1、提醒备忘：

一般我的提醒备忘主要是生活为主，工作其实比较少，我用的比较多的是苹果自带的日历或者滴答清单，可以录入重复事项+提醒

如果电子产品苹果居多的话，推荐用自带的，自动同步，很方便，还不需要下载APP



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滴答清单一样，不过滴答最大的特点是创建很方便，随时想起来就可以写下来，避免自己遗漏。



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2、任务管理+协作：

飞项：个人+团队协作，日程管理、任务分派

产品比较特别，上面讲个人清单的时候也有提到。不过有一些亮点还蛮符合我的使用需求的。

产品是以事项为核心，可以支持简单事项，也可以支持复杂事项（就是需要拆分多级到的任务），可以支持个人管理也可以支持团队协作。



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团队协作里面限制比较少，你可以通过微信、链接把任务派给协作方。协作方接受以后就会进入到日程里面，按照需要的时间完成即可



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如果协作过程中需要沟通的复杂事情，还有一个动态空间支持所有的协作方在里面沟通，有点像一个topic的专属空间，如果不想协作人爬楼，可以把一些重点标记出来，会被自动抽取



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沟通中如果发现文字图片和文件已经无法满足需求的时候也可以发起会议、直接派待办



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所有事结束或者过程，有任何心得和想法也可以记录笔记上门，还可以关联事项和分享：



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感觉很符合我自己日常处理一些团队协作的需求，任务管理有时间提醒，避免遗漏；协作沟通很灵活不需要拉群、建组织；功能简单易上手，不需要高额的培训成本，非常适合中小型团队的协作，公司和部门使用都杠杠滴。

tower：团队共同看板

之前公司招聘都是用tower，有团队看板，可以共同看到一些任务的进展和项目负责人；

首先你要配置一个团队，要给每个成员配置权限，需要先思考好这个看板如何设计，大家需要填写哪些内容，再对团队做一个培训，请大家知悉才能比较好的用起来。



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看板这个还是蛮好用的，特别是作为团队leader，可以很清晰一目了然的看到整体事项的进展。

如果是一些环节前后顺序很清晰的还可以变化视图的方式，用时间线来看，比较像一个专业的项目管理工具了。



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不过这款工具是有一定门槛的，在选用前需要做好充分的准备，并且需要花一定的时间让团队成员用起来，培养起习惯以后还是可以的。

另一个注意事项：一个公司好像只能一起买，所以如果是小团队个别使用，要跟IT沟通好

以上先分享这么多，希望对你有所帮助，欢迎给赞哟～～