每年可以申请办理进京证的次数上限为12次，每次申请都有其特定的规定。首先，办理时需要准备行驶证、驾驶证和交强险保单，这些都是必不可少的文件。主要的办理地点包括高速路及其国道进京的检查站，或者是各个地区的交通队。
对于初次办理的进京通行证件，其有效期初始为7天。如果这个期限结束后还需要在北京停留，可以前往北京市的交通大队办理一次有效期为5天的进京通行证件。值得注意的是，每次进京证的有效期仅为7天，但其有效期临近结束的前一天、当天和后一天，您可以到当地交警支队进行一次延期，延长期限同样为5天。
因此，灵活运用这个规则，您可以选择每个月或者根据实际需要不定期地办理进京证。但务必确保每次都携带齐全的证件，因为缺少任何一项都可能导致办理受阻，影响您的行程安排。所以，提前规划和准备是非常重要的。