董 涛 路 焕 庞润东 韩淑敏
（山东省国土资源资料档案馆）
摘 要 本文就山东省国土资源资料档案馆如何提高档案安全意识，做好档案安全保密工作，在工作中抓好安全和档案利用过程中的保密措施等方面作出了浅显的分析。
关键词 地质资料 档案 安全 保密
档案是有价值的历史记录的集合体，是人类文明发展在各个历史时期的真实记录。当今的社会是信息社会，当前的时代是网络时代，档案信息越来越为社会各界所重视和广泛利用，档案是一种重要的信息资源，又是一种潜在的生产力，以其准确性、可靠性的优势显示出强大的生命力。我国目前的地质档案工作，正处于从“封闭型”管理到开发式服务，从人治到法治、从重保管到重服务、从传统管理到现代化管理的转型期。安全意识正在不断增强。山东省国土资源资料档案馆保存的地质资料及测绘、土地各类型档案种类多、数量大、利用率高，抓好档案的安全和利用工作中的保密工作，处理好保密与利用之间的关系，是值得我们探讨的问题。
1 做好档案保管过程中的保密工作
1.1 档案库房管理中的保密工作
档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是我们单位不具备以上条件，我们的库房附设在机关办公楼内。而且不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。由于我们的办公条件设施有点简陋，达不到档案库房的标准及要求，我们按规定尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。所以这给我们的保密工作带来了较大的考验。
1.2 消除隐患，抓好档案安全工作
档案的安全是档案管理工作的头等大事，是档案部门一项长期的、艰巨的任务。要牢固树立“安全生产责任重于泰山”和“以人为本”的理念，坚持“安全第一，预防为主”的方针，站在安全工作无小事的高度，一丝不苟地抓好安全工作。资料室是我单位安全保密重点要害部门，资料库则是重点保密区域。我单位对档案的安全工作层层落实责任，库房由专人负责，无关人员一律不得入内。每天下班前切断库房、办公室的一切电源，关好门窗，并随时自检自查，发现安全隐患及时报告，同时提出可行性整改措施。维护保养消防系统，定时更换消防器材，做好节假日安全防范工作，安排人员值班。我们单位还专门配备了安全员，发现问题及时处理。
1.3 提高档案管理人员安全意识
档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救；不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全；不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况；不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。我单位档案管理人员认真学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》，定期请保密局的同志为我们上保密课，使我们档案工作人员在学法中懂法，爱岗敬业，安全意识也不断提高，使档案管理在法制轨道上有序进行。提高了全体职工自觉维护档案安全的自觉性，增强安全保密意识，确保了档案资料的安全保密。
2 做好档案利用过程中的保密工作
2.1 做好档案利用中的监督工作
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止、纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：
（1）制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。
（2）队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质：
一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；
二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；
三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。
此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。
（3）监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书画线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：①嘴勤、勤宣传。利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机。②眼勤，勤观察。勤于观察利用者的行为，发现问题及时提醒。将每个利用者置于视觉之中。③手勤脑勤，勤分析。利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
2.2 处理好保密与利用之间的关系
保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案，档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门应改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。
2.2.1 对涉密资料的利用严格把关
我馆的工作任务繁重，资料借阅量巨大，负责借阅管理工作的同志在积极开展档案资料借阅利用的同时，坚持原则，耐心讲解有关借阅规定，完善借阅审批手续，严把保密关，确保了无失密泄密现象的发生。按规定为符合办理《涉密地质资料利用许可证》的单位及时办理许可证。外单位人员需借阅、复制、拷贝档案资料的，须持本人单位介绍信、填写《地质资料借阅复制申请表》并签署《涉密地质资料利用承诺书》，方可对其提供涉密地质资料。
2.2.2 加强对电子文件归档工作的安全监督和指导
在工作实践中，我们努力做到：加强对电子文件归档工作安全监督和指导，保证电子文件在运转过程中不被人为地复制、破坏，有效防范病毒与误操作，确保归档电子文件的真实、完整、有效。文档只能被合法的用户打开，防止二次传播，有效保证了系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非访问、修改和破坏。网络的普及让信息的获取、共享和传播更加方便，同时也增加了重要信息泄密的风险。我们在日常工作中，在用户使用电子文件时，把所用计算机的 U 盘插口都封掉，把需要复制的内容为用户刻成光盘。在网上提供档案目录查询服务的同时，我们采用防火墙、数据备份、权限和身份验证等安全防护措施，确保档案信息和系统安全。
3 进一步做好档案利用中的保密工作
档案的保密管理和利用问题，是一个现实工作中经常遇到的实际问题。一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。解决这个问题，既需要我们档案工作人员熟悉有关规定，照章办事，需要大家积极开动脑筋，当然也需要单位领导和各个相关部门大力支持、充分理解和积极配合。