一、学习和掌握好应用文，已成为党政机关各种活动所必备的基本功
随着社会的发展和进步，应用文成了传递信息、组织生产、推广成果、发展科学，以及人们在社会交往、思想交流中使用的重要工具。人们在现实社会里，无论从事何种工作，都离不开使用应用文。
例如，文员秘书要为领导迎来送往准备欢迎词、欢送词，各种会议的祝词、答谢词等；一般工作人员要写邀请函、感谢信或生产、学习方面的汇报；搞经济工作，要懂得写市场调查、市场预测、经济合同、产品说明、经济活动分析。以往，无论是国有企业产品的销售，还是个人的产品推销，事实上，一律是靠相关行业的领导调配；现在在媒体上，写一则广告，就能找到市场。再如，个人生活中小至手机短信、求职简历、消费投诉，大至劳动合同、劳资纠纷、官司诉讼等，哪一样都离不开应用文写作。可见，应用文写作已走向各行各业、走向社会、走向民众。所以，作为党政机关工作人员或大学生更要具备常用应用文的写作能力。在文章体裁中，应用文体与人们的关系最密切、最直接，使用的频率最高、范围最广。其适用范围涵盖非常广，各行各业的人们都是应用文体的写作者。社会各个领域发展的速度越快，各种信息量就越大，用人单位对员工撰写应用文的能力就越重视。能否得心应手地撰写应用文，已成为衡量一个人工作能力高低的重要标准之一。
应用文的写作水平不仅是衡量个人能力的标准之一，也在相当大的程度上反映着管理部门或单位处理日常业务工作的质量和效能。我们不能设想，一个单位发出的文书表述不准确、格式不规范，财务部门写的经济状况报告让人摸不清头绪，会带来什么后果。不合格的文书，小则误事，大则误国。
因此，我们必须认真学习应用写作的理论，自觉地进行写作训练，只有这样，才能真正提高应用文的撰写能力，适应日常学习、工作以及现代社会高速发展的需要。
二、学习和掌握好应用文，是党政机关维护社会秩序、规范人们行为的需要
俗话说：“国有国法，家有家规”，“没有规矩，不成方圆”。应用文中不少是法律文书或是依照相关法规制度的规章制度。它们一经权力机关依照法定程序通过并颁布施行后，就具有法律约束作用。它们所涉及的相关部门、单位和个人都要在思想上自觉遵守和执行，如果违反有关规定，便要受到不同程度的处罚。只有这样，社会正常秩序才能得到有效的维护，人们的工作、学习和生活才能正常运作。
三、学习和掌握好应用文，是为党政机关提供行动依据、保存查考凭证的需要
应用文常作为人们行为的指南，它既是人们开展各项工作时必须遵照的依据，也是人们检查工作成绩、解决存在问题的凭证。正所谓“口说无凭，有书为证。”由于应用文体现了人们的行动意图，反映了客观事物发展过程，记录了人们开展各项工作的目的、要求和程序，因此，人们可以通过相关的应用文如合同、协议书、计划、总结等来证实、比照自己的工作业绩及问题，查究相关责任。人类还可以从历史上遗留下来的大量应用文档案中，认识历史，吸取经验教训，更好地把握今天，开创未来。
四、学习和掌握好应用文，是党政机关宣传先进文化、教育人民群众的需要
一个社会的快速发展，离不开广大干部群众对先进文化的追求和思想觉悟的提高。应用文在宣传党的路线、方针和政策，传播先进文化思想方面，具有不可替代的作用。通过新闻宣传文体等方式，人民群众加深了对党的路线、方针、政策的理解，提高了思想认识水平，增强了贯彻执行的自觉性，从而做到明辨是非，统一认识，排除干扰，自觉做好各项工作。在市场经济条件下，不少商家利用应用文的宣传教育功能，以广告等形式进行商品或服务的促销活动，普及消费知识，同时通过宣传社会文明公德，提高企业自身公众形象，也推动了社会文明进步。
此外，学习和掌握好应用文，是大学生参加公务员考试的需要。目前，我国实施的公务员制度，在录用前的考试中，也经常考一些应用文写作知识。
申论是国家公务员考试的一个科目，它和《行政职业能力测验》一起组成了公务员考试的笔试部分。申论是对给定资料详细地阅读理解、综合分析，在此基础上，概括出资料的内容要点，提出解决问题的对策或方案，最后加以详细论证的一种综合性的文体。
值得注意的是，在2000年至2002年间，国家公务员考试的申论试题，按照“三段模式”来进行命题，即人们常说的“概括”、“对策”、“议论”三大部分。然而从2003年起，中央、国家及一些省市公务员考试的申论试题，都先后出现打破“三段模式”变为“两段模式”或“四段模式”，特别是议论部分变化最大，它由自拟标题写一篇议论文而改成花样翻新的行政办公常用的应用文体。论述部分是对写作能力的综合考察，主要是公务员必备的应用写作能力。
例如2003年国家公务员考试的申论试题给定资料第7则材料中引入了“通报”的概念，并要求写成“现场讲话稿”或“电视讲话稿”；2004年要求写我国汽车工业的现状和发展趋势的预测“报告”与交通拥堵情况的“报告”；2005年要求写失地农民生活状况的“调查分析”；2006年写D部长的“讲话”；2007年又引入了“供领导参阅”的信息摘要；2008年引述了某学院C主编提出的意见，请站在水电规划部门的立场，对C主编的意见做出答复。这些花样翻新的一揽子文种写作，实质上都是公务员必备的应用文基本功。因此，参加公务员考试，考生除应会写议论文外，还要多涉猎一些应用文常见的文种，如讲话稿、演讲稿、调查报告等，以应多变的申论写作形势。
学习和掌握好应用文，还是大学生应聘就业找到理想工作的需要。在一个电话代替私人书信、电视代替读书看报的社会里，人们就会慢慢地觉得，写作似乎已经没有什么必要。特别是应用文以前人们普遍不够重视，不知道怎样写。随着社会的不断发展，人们交往的日益频繁，应用文章越来越受到人们的重视，有人把英语能力、计算机能力和应用写作能力列为当代大学生必须具备的三种能力，可现实情况却不容乐观。由国家教委基础教育司和中共中央宣传部出版局共同主编的《中华腾飞的百道难题》一书中说“我国大学毕业生不会写文章是司空见惯的事”，“不会写表扬信、感谢信、申请书、启事，甚至不会写请假条的事在高等学府中屡见不鲜”。
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