办公室文员一般需要高中以上学历水平。公司对办公室文员的招聘一般都要求具有专科以上学历，但是高中文化也可以适应办公室文员工作。文员需要服务意识端正，沟通能力强，有责任心，执行力强，性格稳重；有一定的文字组织能力，熟悉公司文件的上传下达公文格式要求。
其实所谓的文员也就是文职人员，即主管经理之助理之类的。但是在不同的公司，文员一职所做的工作都有所不同。通常情况下，文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事务（接待客人、扫地、清洁卫生、购买办公用品等）之类的工作。总之都比较繁琐的事。
有些公司的文员还要协助会计做一些记帐工作。一般要求会基本的电脑操作（公司不同会有具体的要求：就是指对电脑的操作内容和熟练程度有所不同，当然少数公司可能也不需要电脑的），一些大的公司对语言也有所要求的（普通话，英语之类的），另外就是当事人本身所具备的一些综合素质（工作态度、思想品德、工作能力等）。