会计凭证由哪个保管

如题所述

会计凭证保管要求有哪些?

会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查,称为会计凭证保管。会计凭证作为重要的会计档案和经济资料,每个单位都应建立保管制度,妥善进行保管。那么保管会计凭证有哪些要求?

会计凭证保管的要求

1.会计凭证应定期装订成册,防止散失;

一个月结一次账,到月底的时候装订成册,其目的是防止散失。

2.会计凭证应加贴封条,防止抽换凭证;

因为原始凭证反映的是企业的经济活动,很可能涉及企业的商业机密且容易遭别人篡改;所以原始凭证不得外借,而且应加贴封条,防止抽换凭证。如有特殊原因其他单位确实需要使用时,需要经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准,可以复制。

3.原始凭证较多时,可单独装订;

比如一本有上千张原始凭证,可以单独装订,需要多装几本。

4.对各种重要的原始凭证,应另编目录,单独保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上分别注明日期和编号;

押金收据、提货单等就是重要的原始凭证,需另编目录,单独保管。

5.每年装订成册的会计凭证,在年度终了时可暂由单位会计机构保管一年,期满后应当移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应在会计机构内部指定专人保管;

举个例子,A是一家上市公司,设置了财务部门和档案部门。 年 12 月 31 日年度结账后要封账,此时可以先不移交给该公司的档案部门,可以在财务部门保存一年后再移交。原因主要是:在处理的应收应付问题时,可能还会需要用到年的会计信息。如果当时就移交给档案部门,查询相关信息需要跨部门,走流程,就比较繁琐。因此,处理完应收应付问题后再移交,比较方便做账。

再举一个例子,B是一家规模不大的企业,没有设置档案机构,这时可以在会计机构内部指定专人保管。但是不能指定出纳保管。出纳人员不得兼管会计档案。原因主要是:会计档案相当于凭证、账簿,出纳是管钱的。不能既管钱又管账,目的是防止发生篡改的情况。

6.严格遵守会计凭证的保管期限要求,期满前不得任意销毁。

将一本凭证销毁相当于原始凭证的证据没有了,因此期满之前不得任意销毁,哪怕达到保管期限,也不能立即销毁,要走相关程序。

会计凭证保管的概念

会计凭证保管是会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证作为记账的依据,是重要的会计档案和经济资料。任何单位在完成经济业务手续和记账后,必须将会计凭证按规定的立卷归档制度形成会计档案,妥善保存,防止丢失,不得任意销毁,以便日后随时查阅。

根据《会计档案管理办法》的规定,当年形成的会计凭证等会计档案,在会计年度终了后,可以由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

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