第1步：首先根据图的需要，可在【布局】-【页面设置】组中单击“纸张方向”按钮，然后选择所需要的纸张方向，如，横向。
第2步：然后在Word文档中按层级输入各个部门的组织名称。然后【Ctrl+A】键全选文字，【Ctrl+C】键复制或【Ctrl+X】键剪切文本。
第3步：将光标定位到要插入SmartArt 的位置，点击【插入】-【插图】组的“SmartArt”按钮，打开“选择SmartArt图形”对话框，在对话框的左侧列表中选择“层次结构”，在中间列表中选择“组织结构图” 。点击“确定”按钮，文档中将生成一个默认的组织架构图形。
提示：当选择一种SmartArt图形如果，右侧列表框中将会显示当前所选的 SmartArt 的简要说明。
第4步：点击【设计】-【文本图形】-【文本窗格】按钮，调出文本窗格。然后按【Ctrl+A】组合键全选文本窗格内容后按【Delete】删除默认框架内容。再把之前复制或剪切的文本内容粘到弹出的文字框内，即生成一个组织架构图。
技巧提示：通过上述操作可知，我们可在“文本窗格”中编辑组织结构图中的内容，也可以点击右侧各个形状中的“文本”来更改内容。
第5步：如果需要在架构图中增加下级岗位。如这里在“总裁”下方添加“秘书”，可先选中“董事长”，点击鼠标右键，在弹出的菜单中选择【添加形状】-【在下方添加形状】。
第6步：将新添加一个空白文本框，在其中输入“秘书”文本。
技巧提示：如要添加同级岗位或助理，操作方法与上方相同。当然，如果想要调整岗位级别，可直接在“文本窗格”中按【Tab】键降级;按【Shift+Tab】升级设置。
第7步：如果觉得当前架构图布局不好看，我们可以调整其布局方式。如，这里调整各部门下岗位的布局方式。可先选择部门文本框，点击【设计】-【创建图形】-【布局】按钮，在弹出的菜单中选择布局方式，这里选择”标准“。
第8步：然后使用相同方法依次调整各部门布局，效果如图所示。
第9步：选择组织结构图，点击【设计】-【SmartArt 样式】组中的的“更改颜色”按钮，在弹出的列表中可以更改架构图颜色。
效果如图所示：
第10步：我们还可以按住【Ctrl】键同时选中多个岗位。如，这里选择部门下方的所有岗位，点击鼠标右键，在弹出的菜单中选择”设置形状格式“。
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