如何完善职位说明书?

如题所述

  1.目的及适用范围
  1.1为完善公司岗位管理,优化人力资源配置,为员工招聘、上岗、培训、绩效评价以及确定薪酬提供依据.
  2.岗位说明书编写的基本要求
  2.1岗位说明书是根据岗位工作特点,对岗位进行科学、系统、客观的描述,是岗位设置的主要内容,是有关职工招聘、上岗、培训、绩效评价、考核和薪酬确定的标准、依据和尺度。
  2.2岗位说明书应具有可操作性,编写、制定岗位说明书应注意使用客观描述性词汇,避免使用主观评价性词汇,要符合定性描述与定量描述相结合的原则,并尽可能采取定量描述,使岗位说明书客观、准确地反映岗位的实际要求。
  2.3岗位任职资格要求(见附件1)是岗位聘用的基本标准,各单位在编写中应根据岗位实际情况具体细化。
  2.4 岗位说明书的具体编写工作以厂、部、室为单位开展,对于同一部门中,同一岗位名称有多个定员的岗位,可以根据需要编写多份岗位说明书(用序号区分),以区分不同的岗位职责,但在其岗位要素的描述上,应基本保持一致。
  2.5岗位说明书严格按《岗位说明书模板》的版式(见附件2)编写。
  3. 岗位说明书的主要内容
  3.1 岗位基本信息。
  3.1.1 岗位名称及序号。
  3.1.1.1岗位名称以岗位名称以核定的定岗定编岗位名称为准。
  3.1.1.1序号:共3位,用以区分同一工作部门同一岗位名称不同岗位说明书的流水号(从001开始编号)。
  3.1.2工作部门:以所在单位明确的下设机构代码的最小单位为工作部门(如:厂、室、作业区)。
  3.1.3上级主管岗位:一般指管理岗位
  3.1.4技术业务上级岗位:描述对其工作进行直接指导的技术业务岗位。
  3.1.5编写、审核及批准。
  3.1.5.1操作维护类岗位:首席操作(点检)岗位的岗位说明书由厂、部生产技术室和设备管理室编制,厂、部(以下简称:部门)领导审核,经人力资源部门会同相关部门复核后,由部门领导批准;高级操作、高级点检岗位的岗位说明书由工作部门的技术负责人撰写,工作部门主管领导审核,部门领导批准;主操、综合点检及以下岗位的岗位说明书一般由作业长或区域工程师(技术协理)撰写,工作部门主管领导审核,部门领导批准。
  3.1.5.2技术业务类岗位:首席工程师(管理师)岗位的岗位说明书由部门组织编写,部门领导审核,经人力资源部门组织相关部门复核后,由总经理批准;主任工程师(管理师)岗位的岗位说明书由部门组织撰写,主管领导审核,部门领导批准;其他技术业务类岗位的岗位说明书由上级技术业务类岗位或上级主管岗位撰写,部门组织审核,部门领导批准。
  3.1.5.3厂、部长等以下的管理类岗位的岗位说明书由上一级管理岗位编写,部门组织审核,部门领导批准;厂长、部长、党支部(总支)书记等岗位的岗位说明书由部门编写,人力资源管理部门审核,公司批准。团委书记、组织员等岗位由团委、组织人事部提出要求,部门组织编写,部门领导审核批准。
  3.1.5.4直管岗位:公司直接管理的管理岗位的岗位说明书,由人力资源管理部门组织编写,并会同有关部门审核,其中:公司总经理聘任的管理人员的岗位说明书,由总经理批准;党务管理人员的岗位说明书,由公司党委书记批准;工会管理人员的岗位说明书,由公司工会主席批准;纪委管理人员的岗位说明书,由公司纪委书记批准。
  3.1.6生效日期:以批准的日期为准。
  3.2 岗位设置目的。
  岗位设置目的应简明扼要,能准确反映岗位的特征和岗位在组织结构中的位置。
  3.3 主要职责和主要权限。
  3.3.1主要职责。按照由主到次顺序书写,列举主要工作内容,用合适的动宾结构词语描述,主要职责一般不超过8条,并明确业绩衡量指标。
  3.3.2主要权限。描述在履行岗位职责时,所拥有的权限。
  3.4 岗位要素。
  3.4.1知识/技能/素质结构:描述履行岗位职责所需的相关知识、技能和素质要求,包括:
  3.4.1.1最低受教育年限或任职资格要求(见附件1),人力资源部门可根据实际情况,对受教育年限或任职资格要求的标准,形成阶段性的调整方案,报公司领导审批后确定。
  3.4.1.2工作经历的要求;
  3.4.1.3专业能力、岗位胜任素质、上岗培训、特种作业资格要求;
  3.4.1.4岗位工作相关的其它理论、术语、概念、原则、规程、技术等理解力的要求。
  3.4.2复杂程度:描述完成岗位工作的难易程度,包括:
  3.4.2.1工作本身的性质、任务的多样性;
  3.4.2.2获得指导与帮助的程度以及对创新能力的要求;
  3.4.2.3其它能够体现复杂程度的描述。
  3.4.3 责任范围:包括工作自由度和工作影响力两个方面。
  3.4.3.1 工作自由度。可从以下几个方面说明该工作的自由度:①在多大程度上确定自己的工作计划;②在多大程度上确定自己的具体工作方式、方法;③工作的时效性
  3.4.3.2 工作影响力。描述正常工作在多大范围(班组、作业区、分厂、部门、全公司)对哪些方面有影响和影响程度(直接、间接、一般)。
  3.4.4 实施管理:描述实施管理的性质。①所直接管理的人员数量及层次;②在哪些方面直接指导哪些岗位工作。
  3.4.5 横向协作关系:描述履行岗位职责所需的人际交往要求。可从以下方面来描述:①交往的范围,公司(部门、作业区)内还是外;②交往的重要性和频率;③信息交换的复杂程度。
  3.4.6工作环境:描述工作场地和完成工作时的环境情况,包括应告知的危害职业健康的因素和应执行的相关规程、制度。
  3.4.7岗位在组织内部的工作关系:采用组织结构图形式描述,一般分三个层阶,最上层为直接上级岗位,中间层为本岗位和具有业务密切关系的同级岗位,下层为直接管理的下级岗位。
  4.岗位说明书的使用、管理
  4.1各单位负责岗位说明书编写、使用等管理工作,并依据岗位说明书实施人员管理,做好人员的组聘、绩效评价、考核和培训等工作。
  4.2岗位说明书是员工了解岗位要求、履行岗位职责的依据,一经批准,各单位应将岗位说明书及时下发到岗,并指导员工按岗位说明书要求履行岗位职责。
  4.3岗位说明书应保持相对稳定。但遇到下列情况时,岗位说明书应进行增加或调整:
  4.3.1组织机构发生变化,包括岗位新增、裁并或撤销等。
  4.3.2业务流程或生产工艺发生变化。
  4.3.3岗位职责或业绩衡量指标发生变化。
  4.3.4岗位名称发生变化。
  4.3.5其它需要调整的内容。来自:求助得到的回答
温馨提示:答案为网友推荐,仅供参考
第1个回答  2011-06-22
职位说明书也叫岗位说明书
岗位说明书的内容
  岗位说明书应该包括以下主要内容:   1.岗位基本资料:包括岗位名称、岗位工作编号、汇报关系、直属主管、所属部门、工资等级、工资标准、所辖人数、工作性质、工作地点、岗位分析日期、岗位分析人等等。   2.岗位分析日期:目的是为了避免使用过期的岗位说明书。   3.岗位工作概述:简要说明岗位工作的内容,并逐项加以说明岗位工作活动的内容,以及各活动内容所占时间百分比,活动内容的权限;执行的依据等。   4.岗位工作责任:包括直接责任与领导责任,要逐项列出任职者工作职责。   5.岗位工作资格:即从事该项岗位工作所必须具备的基本资格条件,主要有学历、个性特点、体力要求以及其他方面的要求。   岗位说明书是指对对岗位工作的性质、任务、责任、环境、处理方法以及对岗位工作人员的资格条件的要求所做的书面记录。它是根据岗位分析的各种调查资料,加以整理、分析、判定所得出的结论,编写成的一种文件,是岗位工作分析的结果。此外,有必要注重的是,岗位工作说明书的内容,可依据岗位工作分析的目标加以调整,内容可繁可简。   岗位工作说明书的外在形式,是根据一项工作编制一份书面材料,可用表格显示,也可用文字叙述。编制岗位工作说明书的目的,是为企业的招聘录用、工作分派、签订劳动合同以及职业指导等现代企业治理业务,提供原始资料和科学依据。   岗位工作说明书一般由人力资源部门统一归档治理。尔后,岗位工作说明书的编写,也并不是一劳永逸的工作。实际中,当企业组织系统内经常有出现职位增加、撤消的情况,更常见的情形便是岗位的某项工作职责和内容的变动,甚至于每一次工作信息的变动,都应该要求及时记录在案,并迅速反映到岗位工作说明书的调整之中。在碰到岗位工作说明书要加以调整的情况下,一般由岗位所在部门的负责人,向人力资源部提出申请,并填写标准的岗位说明书修改表,由人力资源部门进行信息收集,并对职位说明书做出相应的修改。
岗位说明书的填写
  岗位说明书的格式可以是多种多样的,关键是要在使用了统一格式的岗位说明书后,应该用准确、简洁的语言,将上述的五大部份全部或主要部份加以表述,以便形成规范、准确、使用方便的治理文件。   众所周知,不同的企业和组织都有各自特点和急需解决的问题。有的是为设计培训方案,提高员工的技术素质;有的是为了制定更切合实际的奖励制度,调动员工工作的积极性;还有的是为根据工作要求,改善工作环境、提高安全性。因此,这些企业和组织所要进行的岗位工作分析的侧重点就不一样。   可一般来说,岗位工作分析主要包括两方面的内容:   岗位描述   岗位描述就是确定岗位工作的具体特征。它包括以下几个方面的内容:   1、岗位名称。即指岗位所从事的是什么工作。   2、岗位活动和程序。包括所要完成的工作任务、工作职责、完成工作所需要的资料、机器设备与材料、工作流程、工作中与其他工作人员的正式联系以及上下级关系。   3、工作条件和物理环境。包括正常的温度、适当的光照度、通风设备、安全措施、建筑条件,甚至工作的地理位置。   4、社会环境。包括工作团体的情况、社会心理气氛、同事的特征及相互关系、各部门之间的关系等。此外,应该说明企业和组织内以及四周的文化和生活设施。   5、职业条件。由于人们经常根据职业条件来判定和解释职务描述中的其它内容,因而这部分内容非凡重要。职业条件说明了工作的各方面特点:工资报酬、奖金制度、工作时间、工作季节性、晋级机会、进修和提高的机会、该工作在本组织中的地位以及与其它工作的关系,等等。   岗位要求   岗位要求说明了从事某项工作的人所必须具备的知识、技能、能力、爱好、体格和行为特点等心理及生理要求。制定工作要求的目的是决定重要的个体特征,以此作为人员筛选、任用和调配的基础。   岗位要求包括:有关工作程序和技术的要求、独立判定与思考能力、记忆力、注重力、知觉能力、警觉性、操作能力、工作态度和各种非凡能力要求。岗位要求还包括文化程度、工作经验、生活经历和健康状况等。岗位要求可以用经验判定的方法获得,也可以通过统计分析方式来确定。   基于以上岗位分析的基础理论,是从大的方面加以分析出岗位说明书的成果。若根据某公司职位说明书的描述,再加以细化分析,具体可从以下几个方面进行考虑:   1、岗位基本信息   岗位基本信息也称为工作标识。包括岗位名称、岗位编号、姓名、所属部门、直接上级、职等职级、定员等。   2、工作内容描述   这是最主要的内容,此栏具体描述该职位所从事的具体的工作,应全面、详尽地写出完成工作目标所要做的每一项工作,包括每项工作的综述、活动过程、工作联系和工作权限。同时,在这一项中还可以同时描述每项工作的环境和工作条件,以及在不同阶段所用到的不同的工具和设备。   3、任职资格   教育背景此项填写从事该职位目前应具有的最低学历要求。在进行工作分析时,经常有这样的情况:某职员是一位有多年工龄、经验丰富的高中学历的员工,但他的教育背景显然不能代表所需要的教育水平。在确定教育背景时应该考虑,假如让一位新员工来工作,他最低应是什么学历,而不一定是当前在职员工的学历。   经验此项反应从事该职位之前,应具有的最起码的工作经验要求,一般包括两方面,一是专业经历要求,即相关的知识经验背景;另一个需要的是本组织内部的工作经历要求,尤其针对组织中的一些中、高层治理职位。   技能要求此项反映从事该职位应具有的基本技能和能力。某些职位对专业技能要求较高,没有此项专业技能就无法开展工作。而另一些职位相比之下则对某些能力要求更为明确。   个性特质指从事该岗位通常需要从业人员具备何种性格特征。   培训经历此栏反映从事该职位前,应进行的基本的专业培训,否则将不答应上任或不能胜任工作。具体是指员工在具备了教育水平、工作经验、工作技能之后,还必须经过哪些培训。   其它例如反映该岗位通常表现的工作特性,在流水线上可能需要三班倒;在高科技企业中需要经常加班;建筑施工人员经常出差;一般治理人员则正常上下班等。   4、责权范围   责任指此项工作所担负的职责和应当按时完成的任务。   权力一定的工作岗位要承担一定的责任,必须要有相映成趣的人、财、物上的支配权力。
岗位说明书撰写中出现的问题
  在岗位说明书的撰写中往往会出现以下几个方面的争议:   1、直接上级如何填写。   我们很多岗位上面有几个领导同时指挥安排工作,在填写直接上级的时候,相关岗位的人员往往会把指派自己工作的领导统统认为是自己的直接上级。其实每个岗位的直接上级只能只有一个,否则两个领导同时安排工作究竟是先做哪位领导的工作呢?这种现象表面上看是多头领导,但追究本源看其实是本岗位的职责没有界定清楚、本岗位承担的职能不归属一类,跨度几项职能或者就是本岗位人员能力素质比较高得到领导们的认同。咨询人员一旦发现这种现象就需要立即与相关领导进行职能确认,辨别清楚本岗位所在部门的关键职责,以及本岗位在本部门所承担的责任,通过分析判断出本岗位应该承担的主要工作职责,而其它职能项只能安排其它岗位完成,倘若在所有部门中没有合适的人选完成,我们也不能把此项任务作为本岗位应该完成的工作,只能够作为临时性工作,添加在“领导交办的其他任务”这一项,一旦有合适的人选或者是其它相关岗位出现,则需要把此项工作进行转移。   2、直接下级如何填写。   我们很多的集团公司或者是生产工程部门的工作人员,往往会把有分子公司岗位中有业务指导关系的岗位作为自己的下级。所谓的直接下级就是在行政关系上、业务工作安排上、工作任务的协调上有紧密联系的岗位,而不仅仅是单方面业务工作的指导。   3、工作职责如何阐述。   所谓工作职责也就是把日常的工作内容通过书面化的语言描述出来。工作职责描述其实有两种方式,一种就是简单的概述,就是通过几句话,把该岗位所有的工作内容进行总结性的表述;一种就是比较详细的描述,通过详细的分析,汇总出该岗位的所有工作任务,把这些工作任务进行业务轻重或者是时间长短的分门别类,然后对各个类别再进行二次分解,把改岗位的内容分解到能够清晰阐述一个事件甚至是一个具体的动作。在这个过程中关键是要先了解所有的业务,以及业务的具体情况,然后再进行分解,这样才能够使得岗位的价值、岗位的重点一一体现   4、工作权限如何规定。   其实每个岗位的每一条工作内容都隐藏着一个工作权限,但是由于这些权限并不会发挥作用,往往不会被撰写人员关注。但是关键任务中的工作权限,需要在岗位说明书中体现,这不仅仅能够体现该岗位工作重点,而且能够为这项工作的开展有约束和推动作用。   5、任职资格如何填写。   任职资格包括工作年限、工作经验、工作知识、学历背景、技术能力、工作环境等等方面的内容,我们在填写的过程当中往往会忽视这一方面的内容,或者就是按照当前本岗位人员的现状来填写这个内容。这项内容与招聘、培训、员工职业发展规划有非常紧密的联系,倘若工作分析做得不过细致,这个内容可以不先考虑,不过我们可以参照当前岗位人员的能力现状进行分析。配合我们进行的工作内容调整撰写培训要求和岗位技能要求是非常可取的方法。
编写岗位说明书的流程
  为了节约编制岗位说明书的成本,其结果可能是浪费更多的人力成本。因此,具体岗位具体分析,一点也马虎不得。一份科学的岗位说明书出炉,通常遵循着这样的流程:   1、在开展编写工作之前,人力资源经理应和相关高层领导进行讨论,使高层领导率先树立岗位责任意识,对各项工作实行归口管理,改变自由随意的管理风格。   2、编写过程中,各部门的主管以及员工积极配合人力资源部的工作,为其提供编写技术的培训、指导和审核。   3、人力资源部可灵活选用问卷调查法、面谈法、工作日志法、实地观察法等方法,进行认真的工作分析和调查,了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级关系、对内对外的联系、任职资格等要素。   4、岗位说明书的编写不是一劳永逸,行业的发展、企业的变革会给岗位提出新的要求。因此,企业编写出规范的岗位说明书后,还应建立起岗位说明书的动态管理制度,由专人负责管理更新。
第2个回答  2011-06-24
如何科学、规范地编写岗位说明书

1、高层的支持和认可

在开展岗位说明书编写工作之前,人力资源经理一定要和相关的高层领导进行讨论,明确规范岗位职责的意义、正确定位岗位说明书的编写工作,取得领导对岗位职责“变革”的理解和支持,并保证在岗位说明书的实施过程中,高层领导能率先树立岗位责任意识,对各项工作实行归口管理,改变原来自由随意的管理风格。

2、员工的参与和配合

企业在编写岗位说明书时,各部门的主管以及员工应该参与人力资源部,要为其各个部门提供编写技术的培训、指导和审核。尤其是做好充分的准备工作,给员工宣讲制定岗位说明书的意义和说明书中各项内容的含义。对现行人员配置达不到或者远超出企业要求的现象,企业应向员工解释其原因,打消他们的各种思想疑虑,保持企业的稳定发展。

3、逐步分层实施

在编制岗位说明书之前,必须进行认真的工作分析和调查,了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级的关系、对内对外的联系、任职资格等因素。在实际操作中,可灵活选用问卷调查法、面谈法、工作日志法、实地观察法等方法取得具体的资料。

岗位的职责应为部门职责的分解,部门的各项职责应在岗位的职责中得以体现,即“人人有事做,事事有人做”。部门职责是界定岗位职责的基础,因此界定岗位职责的第一步是界定部门的职责。

其次,将部门职责分解到部门的各个岗位,明确各岗位之间的分工关系。这一过程也可作为企业定员定编的依据。根据任务量和工作的要求,应将部门的工作任务合理地分解到具体的岗位,确定部门的岗位设置和人员安排,并明确部门内各岗位的岗位职责。特别是对“一岗多人”的情况,运用规范的语言明晰地确定各岗位在此项工作中要承担的责任。如某公司的财务部门的职责包括以下要项:会计核算、资金管理、预算管理、成本管理、财务分析等(见部门职责分配图)。
4、使用规范用语

规范岗位说明书的描述方式和用语关系到岗位说明书的质量,因此这一工作不容小觑。标准的岗位职责描述格式应是“动词+宾语+结果”。动词的选择可参照岗位职责动词使用规范表;宾语表示该项任务的对象,即工作任务的内容,结果表示通过此项工作的完成要实现的目标,可用“确保、保证、争取、推动、促进”等词语连接。例如人力资源部部长负责人力资源战略工作可描述为“负责组织制定人力资源战略和人力资源规划,保证为公司的发展战略提供有效的人力资源支持”。

5、建立动态管理机制

岗位说明书管理工作相当重要,行业的发展、企业的变革会给岗位提出不同的要求。因此企业编写出规范的岗位说明书后,人力资源部应建立岗位说明书的动态管理制度,由专人负责管理更新。目前,我国很多企业已开始注重这一问题。如联想集团甚至规定每半年对岗位说明书修正一次。
相似回答