如何规划OA办公系统项目需求管理

Question

如题所述

Answer 1

OA项目需求的规划避免一开始就从细节入手，先确定好需求的目标和范围，先找到一个企业共性的需求，然后才是关键部门的需求，最后才是重要角色的需求。在OA项目的需求管理上可以参考以下建议：

首先，对OA不是很熟悉的企业用户，避免抛开需求和对OA的了解而单纯的选择OA，可以试用同行业中已经存在的各类OA办公系统，借鉴软件中已经存在的功能和管理思想，同时结合企业自身的特点和优势；同行之间的业务交流，竞争对手业务的借鉴；OA办公系统厂商在该行业一般都已经具备一定的经验，OA项目需求的处理建议最好是以软件开发厂商为主导，需求复杂、周期长的需制订需求的实施计划。

其次，要从形形色色的宣传中拨开迷雾，目前市场上的OA厂商良莠不齐，鱼龙混杂，很多OA看起来好像都差不多，所参考的OA办公系统宣传，或互相抄袭、或无中生有，实际上差异非常大。有的还将其它多个专业方向（如专业的客户关系管理、专业的视频播放交流等）的软件概念直接挂在自身产品来炒作，真正有价值的办公模块却被淹没在无声的角落里，无法尽善尽美地实现应有价值。还有的显然是混淆视听。比较可行分办法是，通过对OA办公系统进行直接试用，确切感觉该功能符合企业的业务或管理需求，则可在OA需求规划中加入该需求。

我们不能妄想OA办公系统集所有厂商的亮点于一体，不同的OA办公系统有着各自的特点和优势，想要集所有优势于一身几乎没有可能，任何OA厂商都做不到，这样的需求规划也只会让OA实施计划被无限期的搁浅，在成本的投入上也会成倍增加，也会因此而付出惨重的代价。另外随着OA应用的不断深入，不同部门会有更多的需求不断提出，有合理的也存在不合理的，需要进行合理的分析并加以控制。

Answer 2

鉴于不同企业家的的信息化应用的实际情况不同，借鉴国内外企业信息化的普遍性规律，上般企业在推进集团信息化的过程中，应坚持总体策划、渐进性、科学性三大原则。
1. 总体规划原则
应当在企业信息化目标的指导下，结合企业各项业务和管理工作的重要性、迫切性和投入产出的效果以及各工作内在的逻辑关联关系，研究各项工作的目标、工作内容、资源、计划，规划先行，小步快跑，分期分批地推动管理规范，并逐步实施各相关信息系统。努力做到以少投入达到早产出、多产出的目的。
2. 渐进性原则
鉴于信息技术发展很快企业信息系统建设牵涉因素众多，难度大，制定计划时要充分考虑企业进行信息化建设的各种困难和风险因素，合理地安排建设进度，稳扎稳打，逐步推进，并注重宣传培训、队伍建设、资金投入等相关的保障措施。
3. 科学性原则
针对信息化项目的建设和管理，我们已经形成了一整套先进的实施方法论，同时有成熟的经验可供借鉴，大量的实践证明，这些方法论可以有效地保障复杂、庞大的信息项目实施的成功。
对于信息化推进工作，都应分别坚持下图所示的三步曲：总体策划，逐步推进，更上新高。