（一）要严肃认真。监督意见书是代表行政机关对被监督人贯彻执行法律法规情况的一种正式意见，在制作时要严肃认真，所提意见、要求，所做结论要有根据，要符合科学，符合有关法律法规规定，不能写一些不符合科学的甚至是外行的意见。
（二）书写要规范。意见书的字迹应清楚，文字要通顺，语言要规范，用词要准确，造句要严谨，用语应肯定，如要使用“应当”、“必须”、“不得”等明确语言。不能用含义不清，容易发生歧意义的简略语，更不能写错别字。所提意见要具体，意思要完整，要使被监督人清楚执法人员的意思表达。
监督意见书是食品药品监督管理部门根据监督检查的结果，针对检查中发现的问题对被检查的餐饮服务提供者出具的指导性或者指令性文书，是多用途的文书，适用面广。
凡是需要对被检查对象提出相关要求、改进意见、技术指导、预防性监督评价、产品质量评价等均可使用，可分为指导性的意见书、指令性的意见书和评价性的意见书。
监督意见书是餐饮服务食品安全监管执法文书中所特有的文书，药品监督行政执法文书和保健食品化妆品监督行政执法文书没有监督意见书。
监督意见书具有技术指导作用，即通过监督意见指导和帮助当事人达到法律、规范设定的标准和要求。若执法人员未用规范的语言明确表述，当事人不明白执法人员的意图，起不到技术指导作用。