1)要善于提问和交谈
审核员在按检查表组织提问时,应组织得自然、和谐,切忌生硬刻板。在这方面审核员的耐心、礼貌和保持微笑有助于克服受审核方部门代表的畏惧和胆怯心理。审核员可以就同一问题提问不同人员,或与被提问者作简要交谈,获得客观的答案,或弄清答案不一致性的原因。
2)要注意倾听
审核员要注意听取谈话对象的回答,并做出适当的反应。首先必须对回答表现出兴趣,保持视线接触,用适当的口头认可的话语如:“啊,是的”,“我明白了”,来表明自己的理解。谈话时应注意观察回答者的表情。当受审核误解了问题或答非所问时,审核员应客气地加以引导,而不是粗暴打断。
3)要仔细观察和查阅
审核员要仔细观察现场安全设备的运行状况,查阅有关的记录,如危害因素的识别和评价记录、法律法规识别和登记记录、目标指标与HSE管理方案实施与完成记录、过程控制记录、监控记录、培训记录、不符合与纠正措施记录、内审与管理评审记录。要善于从众多的记录中选取有代表性的样本。当发现问题时要进行深入检查以确定客观证据客观证据是指建立在通过观察、试验、测量或其他手段所获事实的基础上,证明是真实的信息。审核员获取客观证据,要通过反复求证弄清不符合事实,并作登记。
4)记录要证据确切
审核员必须“口问手写”,对调查获取的信息、证据做好记录。记录应全面,包括有效实施的记录和不符合记录。
所作的记录包括时间、地点、人物、事实描述、凭证材料、涉及文件、各种标识。这些信息均庆准确具体、字迹清楚、易于再查。很显然,只有完整、准确的信息才能作出正确的判断。
5)要善于追踪验证。
审核员必须善于比较、追踪不同来源所获取的对同一问题的信息,从差别中判断运行状况;必须善于追踪记录与文件,记录与现状的符合情况,并做出结论;必须善于追踪HSE管理体系某一组成部分的来龙去脉,发现问题,获取客观证据。而不是轻信口头答复。
另外,审核员应该具备HSE知识、相关法律法规知识,这在现场审核也是十分重要的。如果审核员不了解某些知识,在现场审核中难以判定是否符合法律法规,也就难以获得应有的审核结果。
6)要注意安全
HSE管理体系审核可能涉及审核员人身安全,应高度重视。审核员在这方面应注意以下几点:
(1)如现场有安全程序,到现场之前应阅读,并遵照执行;
(2)现场审核应有熟悉现场和工艺人员陪同;
(3)如合适,在许可下方可操作安全设备;
(4)不要独自行动;
(5)不要用碰、闻、尝的方式检查未知物料;
(6)未弄清安全通道前不要进入受控区域;
(7)如遇事故,马上报告。
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