对于知识管理系统来说所必须具备的基本功能应该有如下：
权限分级、集中存储管理、全文检索、热度排行、审批管理、数据安全、数据备份
全文检索功能
这个功能是为了方便企业员工在进行查找相关资料时，能够快速的找到相关资料，节省查找时间，提升工作效率。
知识管理功能：
方便企业员工对自己上传的信息知识进行管理，级别权限更高的账户可以对其他账户进行删除修改。
热度榜：
让企业员工能够清晰地看见，最近被搜索使用次数更高的知识文档，或者最近在企业内部有更高热度的关键词。
知识管理系统是由网络平台、知识流程、企业信息系统平台、CKO管理体制及人际网络所组成的一个综合系统。
1.网络平台：网络平台是知识管理系统动作的技术基础，主要包括内联网、外联网和互联网等类型。企业以企业内联网为核心，并通过它延伸至外联网和互联网。
2.知识流程：知识流程是指知识通过知识收集、知识组织、知识传播三个环节相互连接、循环往复的没有终点的流动过程。它是知识融合、序化、创新的过程，是知识管理系统的命脉。
3.企业信息系统平台：企业信息系统从早期的EDPS、MIS、DSS、OAS等发展到集成化的现代信息系统，ERP、SCM、CRM共同构成了知识经济时代企业知识管理系统的信息系统平台。
4.CKO体制：知识管理系统由知识主管(CKO)来负责协调和控制知识收集、组织和传播子系统的动作。CKO是随着信息管理向知识管理过渡，由CIO演变而来的企业内知识管理的最高负责人。
5.人际网络：知识管理系统是一个人机相结合的系统，完善的人际网络是保障其正常动作的有效机制。人际网络强调充分发挥人的主动性和创造性，加强人与人之间的沟通与交流，挖掘并激活人脑中的隐性知识，从而使企业知识创新永不停息。
[编辑]知识管理系统模型
从宏观上看，企业知识流程的总体过程是相似的，所以可以建立一个实施知识管理的所有企业都适用的共同模式。至于知识管理系统的具体“应用软件”要视不同的企业特点、需求而具有针对性地安装。
1.知识管理系统模型的整体结构及功能
在知识管理系统基本构架的基础上，构建了一个由知识收集子系统、知识组织子系统、知识传播子系统三部分组成的知识管理系统模型。整个系统以服务于人为中心，充分体现了“以人为本”的管理理念。知识管理系统模型的整体结构如图所示，其中人际网络作为一张无形的网络贯穿于整个知识管理系统。
知识管理系统的功能：
(1)整合知识资源：知识管理系统应具备对分散在企业内部业务流程、信息系统、数据库、纸质信息资源以及企业与合作伙伴、顾客之间的业务流程中的知识资源进行优化选择，以合理的结构形式集成、序化的功能，这实质上是一种含有人的创造性思维在内的动态过程。
(2)促进知识转化，扩大知识储备：知识管理系统应作为知识交流的媒介，促进隐性知识与显性知识之间相互转化。在转化过程中使知识得以增值、创新，并且将转化中经过验证的、有价值的知识存储起来，一方面可以避免因为人员调离而造成的知识流失，另一方面可以在更大范围内实现知识共享。
(3)实现知识与人的连接：即实现人向知识的连接、知识向人的连接及需求知识的人与拥有知识的人的连接。人向知识的连接可以基于智能搜索引擎技术的工具实现人向知识的连接。而利用推技术则可以实现知识向人的连接。利用“推”技术可以将知识主动推荐给用户，使知识被利用的机会大大提高并减少用户主动寻找挖掘知识的工作量，提高工作效率。人是最大的知识资源，良好的专家网络图可以有效地连接知识需求者与知识拥有者，以促进知识转移。
2.各子系统的结构及功能
(1)知识收集子系统：知识收集子系统是企业知识管理系统的输入系统，是知识管理工作的基础。它的重点应集中在企业的核心知识领域。该系统最初收集到的只是蕴藏着丰富知识的信息资源，有待于人们去进一步挖掘。
(2)知识组织子系统：知识组织子系统是知识管理的核心部分，是对企业中杂乱无章的知识进行序化的系统，其中既包括显性知识，也包括隐性知识。该子系统连接知识收集与知识传播子系统，其功能的优劣直接影响后面的知识传播子系统的性能，进而关系到整个知识管理系统的成败与否。
(3)知识传播子系统：知识传播子系统是知识管理系统的输出系统，其用户界面是用户最终可见的部分。该系统知识收集和知识组织子系统得到的结果综合起来，经过组织、整序后的相关信息、知识传播给具有不同使用权限的特定用户。
知识管理系统应该涵盖哪些基础功能？
会博通综合知识管理系统资深产品经理指出：好的知识管理工具可以帮助团队和企业，做到有效的知识管理和应用，提高员工的工作成效，减少错误的重复发生。
1、多元化收集知识：
支持多种类型的知识，如图片、视频、各种文档（Word、Excel、PPT、PDF、TXT等）等。
2、方便结构化存储：
对于企事业单位组织来说，知识的存储量较大较杂，需要知识管理工具，结构化分类存储，例如多级栏目、多属性、多标签、多条目、甚至可以自定义管理....
3、简单、易学、易操作：
单位组织的知识管理系统在使用上越简单越好，做到人人皆是知识创作者，人人都是知识的运用者。不方便操作，无法让所有人的知识方便管理，那么单位的知识管理效果将大大折扣。
4、知识管理系统使用成本：
使用成本的高低关乎性价比，单位组织在知识管理平台选择上，建议大家选择试错成本低的工具，比如企业专门研发的方向是文档、档案管理为基础的知识管理平台，通常比较靠谱，多考虑的是协同、沉淀、分享、安全；若是建立在OA基础上的知识管理系统，重视的就是流程管理，往往在沉淀和规范利用方面比较缺乏，所以建议大家多调研产品研发背景和产品的真正优势和强项。当然，现在市场上有很多专业做知识管理系统的企业，比如会博通综合知识管理系统专注知识管理系统研发已经超30年。
5、查询与分享功能是否好用：
分享的便利性很大程度影响到知识的流通与利用，是知识管理工具必备的重中之重。分享不方便无法解决信息孤岛的情况。对于内容资料很多的知识库而言，一个好的搜索功能是刚需，全文检索，条目检索，关键词检索，依权限检索等等已经成为优秀知识管理系统的高级评价范畴。
6、编辑轻松多人协作：
知识管理系统除了存储管理外很重要的一点是编辑内容，编辑就要考虑编辑器是否好用，主流编辑方式是否都具备，团队协同编辑功能几乎必不可少，毕竟是和团队使用的知识管理平台，伴随着协作编辑，操作记录痕迹的永久化保存就显得异常重要。小编目前了解到操作痕迹永久保存这部分，做的最好的知识管理系统首推“会博通”。
7、多权限管理，数据可备份：
知识管理系统是企业单位组织资料的汇总平台，因此需要多级权限管理功能去约束不同级别成员的操作权限，从而保护数据安全。当然说到数据安全最重要的是数据是否被自己所掌握，类似像一些云知识库平台就应提供此类的功能。会博通综合知识管理系统，采用的是组织机构虚拟化方式，设置权限管理体系