建议使用监理通知单闭环整改。
致：xx施工
项目部 事由：为了更好的落实xx
档案管理有关要求，圆满完成各项
工程施工及文件报审工作，根据近期发现的工程施工文件资料及报审中存在的问题，特提出以下要求，希望各施工项目部遵照执行。
内容 ：
1、 所有报审文件都应保持原有报审文档的格式，不得随意改变。施工项目部编写的各文档所用字体、格式要求整齐、统一，且无涂、改、划、濹等痕迹。
2、 报审表中，只有签字位置用手写，其他填写位置，应在电子文档中提前录入所要求的正确文字；
3、 报审表中所列附件文件名称、内容与实际文件名称、内容相符；
4、 各报审表、施工项目部编制的文件，编制、审核、批准等签字人职责正确、签字有效；
5、 各报审表、施工项目部编制的文件，签字时间应准确；
6、 施工项目部编制报审的文件，各项检验证明、资质证明、资格证明等材料需在有效期内。
7、依据合同约定，施工方应于开工前X日内报审，施工方至今未能完成报审。现限期你方于x月x日前将欠缺资料报审......
......