按照有关规定，主要包括两大方面∶开放档案就是将一般可以公开和保密期限满的档案，解除“禁闭“，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。《中华人民共和国档案法》规定：档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类的档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益经及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。凡我国公民或单位持单位介绍信或居民身份证、工作证，经档案馆查验无误，即可利用已开放的档案原件或复制件。东兴区档案馆现有馆藏档案绝大多数属于未开放档案，查阅利用未开放档案须按有关规定查阅。这里就群众最关心同时也是利用率最高的婚姻档案说明如下。查阅婚姻档案有以下三种情况。（1）婚姻当事人持本人身份证（军人提交军人证），可以查阅本人的婚姻登记档案；（2）婚姻当事人因故不能亲自前往查阅的，可以办理授权委托书，委托他人代为办理，委托书应当经公证机关公证；受托人应当提交经公证机关公证的当事人的身份证件复印件和委托书。委托书应当写明当事人办理婚姻登记的时间及承办机关、目前的婚姻状况、委托事由、受委托人的姓名和身份证件号码；当事人死亡后，其近亲属因遗产继承等原因，申请出具当事人的婚姻登记记录证明的，应当提交当事人的死亡证明、申请人的身份证件及与当事人有近亲属关系的证明材料；（3）其他单位、组织和个人要求查阅婚姻登记档案的，档案部门在确认其利用目的合理的情况下，经主管领导审核同意方可查阅；人民法院、人民检察院、公安和安全部门为确认当事人的婚姻关系，办案人员持单位介绍信和本人有效证件可以查阅婚姻登记档案；律师及其他诉讼代理人在诉讼过程中，持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件，可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案。陈少敏先说一个案例：有个企业因要扩大经营规模，到省里立项，而扩大经营规模需要该企业成立的原始文件，由于该企业没有保管其成立的原始文件，来我馆查找，从目录上查到了这份文件，可当提到这个案卷后，却意外的发现没有这个企业成立的原始文件，当时工作人员百思不得其解，反复查找无果时，最后在案卷的备考表上发现这份文件在接收进馆前已被某某借阅拿走了，落款日期在进馆之前，上面签着当时利用者的名字。再说一个案例：那还是笔者在县档案馆工作时发生的事。县里的一个常委要写组织工作报告，派人来档案馆借阅《人民日报》合订本，当时让秘书打了个借条并反复强调用完即还，可任凭档案馆的工作人员反复催要多回，这个合订本还是没有追回来，给资料保管造成了一定损失。虽说这两个案例一个是在档案室借阅档案而丢失档案，一个是在档案馆借阅资料而丢失资料。但是，在档案馆借阅档案同样存在丢失档案的风险，而且可能有的档案馆借阅档案已经发生过丢失档案的情况。那么怎样防止这种事情的发生呢？显然，不借阅档案就可以避免。档案馆能不借阅档案吗？带着这个问题，笔者翻阅了《档案法》和《档案法实施办法》，意外的是这里面竟没有找到一个“借”字。那么档案法规是如何规定档案利用呢？《档案法实施办法》第二十二条规定：“《档案法》所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。”“对档案的阅览”有没有对档案的借阅意思呢？在《档案法实施办法释解》中这样解释：阅览,“指利用者到档案馆(室)内专设的阅览室、接待室等场所查阅其所需要的档案原件或档案缩微品、复制件。”[1]这里解释的很清楚，没有一点“借”的意思。纵观《档案法》和《档案法实施办法》，其对禁止借阅档案的立法思想是很明确的，当然它的立法思想并不是为了限制对档案的利用，相反，它在利用档案的制度设计上，既为避免档案丢失而禁止借出档案，又为满足利用者的需求而提供了多种途径。这一立法思想在《档案法实施办法》第二十一条得到体现。《档案法实施办法》第二十一条规定：“各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。”利用档案用缩微品代替原件，说明连档案原件都不让阅览，就更不用说“借”了。“档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力”的规定，显然是为了满足利用者需要借出档案原件做证明证据的需求而设定的。虽说《档案法》和《档案法实施办法》对禁止借阅档案的立法思想是很明确的，但是，它们并没有明确的条文规定档案馆不准借阅档案，这是不是说档案馆可以以档案法规没有明确规定不准借阅档案，就可以借阅档案呢？笔者认为，档案馆不可以借阅档案。对于个人来说，“法无禁止即可为”，而对行政机关来说，则是“法无许可不可为”。虽说档案馆不是行政机关，但是，档案馆保存是对国家和社会有保存价值的档案，是带有公共事业管理职能的单位。因此，档案馆应该遵守“法无许可不可为”的原则，所以，档案馆是不可以借阅档案的。《档案法》和《档案法实施办法》颁布实施都20年了。但是，档案馆不可以借阅档案的观念和意识并没有贯彻落实到档案馆的工作中，可以说从档案馆的一整套档案利用制度到档案教科书都没有相应的改变。基本上不论到那个档案馆，赫然上墙的都有“档案借阅制度”，桌上摆着档案借阅登记簿。在借阅制度内容中都有这样的条文：本馆保存的档案资料一般不外借，如有特殊需要，须经主管领导批准，填写借阅登记簿并限期归还。虽说是一般不外借，但经批准还是可以外借。随便翻开一本不管是新出版的还是老的档案管理学方面的教科书，都能找到有关档案外借的内容。如陈兆祦等主编的2005年版的《档案管理学基础》就有“外借”一节专门讲档案的外借，虽然要求：“档案的外借使用，要有严格的制度，经过一定的批准手续才能外借。”[2]但是，还是允许借出档案。从中我们可以看到增强档案法制意识、贯彻执行档案法，就是在档案部门也同样是任重道远。参 考 文 献 [1]郭树银主编.中华人民共和国档案法实施办法释解[M].北京:中国法制出版社，2000，93. [2]陈兆祦、和宝荣、王英玮主编.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，2005，299.（作者单位：濮阳市档案局）公司要成立档案室，必须要按照公司的实际状况来设置，档案管理制度应该由各部门来制度，然后将各部门的制度汇总就可以了。1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。1、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、不准转借，必须专人专用。7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。七、本制度即日起开始执行。档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。1、立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整2、兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷3、次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）6、兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案13、进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。
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