第1个回答 2022-07-18
文/墨尔本的夏天
工作越来越忙,方案要交,总结要写,客户问题要处理,加班成为常态;同时还要照顾家庭,辅导孩子作业做家务;而你自己还想花时间学习一门课程,提升自己的技能 ,却发现根本没有时间。
家庭、工作、学习对我们的时间都提出了更高的要求,所以很多时间管理的方法也应运而生,番茄钟,清单法,四象限法,还有配合手机使用的各种APP。
但我们却常常发现,用了那么多时间管理工具,对我们来说好像没什么效果,看起来很完美的时间管理方法,并没有帮助我们提高工作效能,也没有让我们拥有更多的时间我们的生活工作依然一团乱麻。
为什么我们不能像那些成功人士一样,工作成就卓著累,兼顾家庭,同时还有拥有精彩的个人生活。
这背后有什么深层原因吗?
原因在于很多人只是了解时间管理工具的表层,没有发现其深层的逻辑。
时间管理的本质是用有限的时间以 最好的状态 去 完成 对我们 最重要的事情 ,从而使我们的时间产出价值最大化。
不难看出其中除了时间因素,还包括 做正确的事 , 最佳状态,完成三个要素。
事实上,要想用好时间管理工具,我们还必须做好这三件事情,否则任何的时间管理方法工具对我们来说,都很难解决我们时间管理的困境。
时间管理的目的,在于让我们时间产出价值最大化。时间管理的目的,不是尽可能的多做事,提高做事效率。
时间的供给是缺乏弹性,每天再怎么努力也多不出一小时来,那些事业成功的人,并不是比你努力的时间多少倍,而是他们选择了正确的事项,来投入自己的时间, 简言之,就是他们选择了价值更大的事情,也就是我们常说的选择比努力更重要。
因此,时间管理的第一步,也是最重要的核心——要事第一,慎重的筛选你的目标事项。
古典老师说:为什么我们的效能不高?原因不是做事少了,而是太多。大家都是24小时,怕的真的不是优秀的人比你还努力,因为努力这个事情个体差异不会超过50%。但是人和人之间价值差异会百倍,因为怕的是优秀的人做的事情比你高价值很多。
我们所熟知的80/20法则,核心意思是说80%的价值来自于20%的投入,它几乎适用于一切场合,所以我们要做的,就是把最有价值20%的目标找出来,然后投入80%的精力在其中,然后放弃掉其他80不重要的。因此,学会取舍非常重要。
《精要主义》一书中说: “成功的关键,是要有目的的,深思熟虑的,战略性的淘汰那些不重要的事情,不仅仅是摆脱那些明显浪费时间的事情,还要学会减少,简化,并通过淘汰其余一切来聚焦于绝对重要的事情。”
乔布斯回到苹果之后做的第一件事情 ,是精简产品线,当时苹果有一百个产品产品,消耗了大量的资源,乔布斯砍掉了90%,只留几个产品,并集中精力把这几个产品做到极致,才就有了我们熟悉的iPhone、ipad等。
首先要有明确对你最重要的事项有哪些,删除那些不重要的,精简自己的工作事项,否则再多时间也是浪费在哪些不重要的事情上。
樊登读书会创始人樊登,曾在节目中讲到自己的战略聚焦的事例,有一段时间自己的工作很忙,又要做读书会,还要到处去演讲,给企业做培训上课,后来经过反思,他决定以后只专注和樊登读书会有关的事情,他曾一天内拒绝了几十万的企业内训机会,虽然很心疼,但是他依然坚持自己认为正确的事情,因为他知道其他的事情,并不是他的战略领域。
很多时候我们忙碌,是因为我们做了太多不重要的事情,因此学会取舍聚焦非常关键。
如何判断一件事情是否值得做,采铜在《精进》一书中提出一个方法:
我们应该多做长半衰期的事情,避免半衰期的事情。
像学习,健身,扩展人脉,经营家庭这些都属于价值半衰期较长的事情;而消费,吃大餐,刷朋友圈,则属于价值半衰期短的事情。
采铜建议多做长半衰期的事情,和美国管理大师史蒂芬•柯维提出的“专注于重要事情”的说法有异曲同工之妙。
史蒂芬•柯维在《要事第一》一书中提出了一个时间管理理论——“四象限法则”。
所谓“四象限法则”,就是按照工作的重要和紧急程度,将日常的事项分为四个象限: 重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急。
为什么日常工作中,会有这么多紧急的事情呢?
史蒂芬•柯维认 为我们总是忽视那些重要不紧急的事,一推再推,比如健康、学习、培训、计划这些,所以后面才会频繁发生紧急状况。
斯蒂芬 柯维认为,我们要摆脱每天忙乱,到处救火的状态,需将更多的时间投入到重要但不紧急的事情中来,只有当这些重要的事情提前都做好了好了,后面的紧急突发事件才会会越来越少。
我们要学会对自己的事情分类,逐步从不重要的事情中摆脱出来,集中于重要的事情,才能最终从根本上解决自己时间管理的问题。
任正非说:华为永远不在非战略领域消耗战略性资源。
战略领域就是对企业发展全具有长远意义价值的事情。
华为因为聚焦在自己战略方向,只在正确的项目投入资源,不做和战略方向不一致的任何项目,哪怕是很好的机会,因为华为的专注,使得华为在它的战略领域里取得了骄人的成绩。
企业管理如此,个人管理也是一样。
在我们实施管理时间时,首先要找到对自己的工作和生活真正重要的事情,明白事情对自己的重大意义,删减那些不重要的事情;然后专注于真正重要的事,把自己的宝贵的时间和精力投入在其中,才能让自己的时间价值最大化。
你加班加点完成了一天忙碌的工作, 下班后本计划准备学习一些新的课程,或者打算好好陪小孩玩游戏,亦或是想分担做一些家务,却发现自己根本没有精力,一丝力气也没有了。
这种情况相信大家一定不陌生。
很多时候我们制定的计划完成不了,不是因为没有时间,而是到了该做事情的时候,却发现自己没有精力。要么计划被拖延,要么没有效率。
相信这是大多数人都会遇到的一个情景,时间管理最大的问题不是没有时间,而是我们缺乏充足的精力。
因此为了有效的管理时间,首先要管理好我们的精力,这样在任何有时间的时候,我们才能有充沛的精力,以最佳的状态去完成自己的计划。
吉姆•洛尔(Jim Loehr),心理学家,也是精力管理训练系统的创始人,《高效能人士的精力管理》一书作者。
他常年为顶级运动员、奥运冠军做精力管理训练,同时也为职场人士做精力管理咨询,他提出我们的精力由4个相互独立又彼此关联的部分组成: 体能、情绪、思维、意志。
这四个部分构成了精力金字塔结构。
精力的4个组成部分会相互影响,越是底层的部分对我们的影响越大。
体能影响情绪: 身体对情绪的影响,这一点相信大家都很容易理解。
身体不好的时候,情绪状态也不好这一点不难理解,当你感冒发烧,或者连续熬夜之后,你的状态和情绪很难保持平和、积极、乐观。
如果生病住院,那就更谈不上任何的精力和状态。
情绪对思维的影响:在情绪不佳的时候,做判断容易失误。
当上司对你的方案横加指责,劈头盖脸批评后、被难缠的客户无理取闹、跟女朋友大吵一架之后,是不是连续几天工作都没有心思呢?
情绪是我们日常活动的心理背景,会严重影响我们的状态和效率,如果没有良好的情绪,我们就无法高效的去完成我们的计划,时间管理就变成了空谈。
思维对精神动力的影响: 很多强大的意志力背后,其实是强大的思考能力,你的思维不清晰的时候,格局和眼光都会受到影响,很难发现事物背后的意义。
因此我们就可以总结这样的公式:
高效的精力= 体能充沛+情感链接+思维清晰+动力。
吉姆•洛尔在书中支出,多数职场人士都是只会线性的消耗自己的精力,却不注意储存和恢复精力,长期如此,就会导致精力水平下降,工作效能不佳,最终面临巨大的危机。 而那些表现优秀的人都是注意储存和恢复精力的人。
丘吉尔在二战的时候,无论战况如何紧急,都要睡午觉。拿破仑在行军打仗的时候,一有时间就会小睡片刻。
马云、王健林、普京等等都是如此。
他们往往都是身体健康,注重锻炼和养生;同时能够保持积极乐观的情绪;他们在做事情的时候,能够保证思维清晰,注意力集中;对自己所做的事情强大的使命感和意义感,所以能够获得充分的精神动力。
如果我们想成为善于管理时间的高效能的人士,精力是基础,我们可以按照精力金字塔的四个部分,去管理和提升我们的精力水平。
我们要照顾好自己的身体,充足的睡眠,均衡的营养;建立密切的链接人际,培养积极健康的情绪;训练自己的大脑思维,注意能力;找到自己的事情背后的价值和意义,有足够的动力。
精力就如同像一辆汽车的油,如果油箱里没有油,再好的汽车也寸步难行。
因此我们在注重时间管理的同时,一定要注意管理好自己的精力,充沛的精力才是时间管理的能量之源。
这样的经历你一定不陌生,本来计划晚上去锻炼身体,但下班之后却只想躺在沙发上刷手机。原来计划好周末读一本书,到了时间却连书翻也不想翻。
对于很多人来说,制定的计划不能完成,除了时间精力不足的因素之外,还有一个更重要的就是拖延。
于尔根沃尔夫在《专注力》一书中说,当我们拖延的时候,我们会做各种事情,就是不会去做我们该做的事情。
拖延让我们看起来很忙碌,却不做那些真正有价值的事情,事实上只是假装在努力,陷入了低效的忙碌。
关于解决拖延症的书有很多,方法也很多,在这里重点推荐两个个人觉得很有效的方法:
1、微策略 ——设置无压力的小目标,让开始无阻力
史蒂芬•盖斯《微习惯》里面的微行动策略。就是对于我们想要做的事情制定一个小的不能再小的目标,减少行动的阻力,从而完成计划。
根据牛顿第一定律,物体都是有惯性的,当处于静止状态的时候它会维持静止。
人的行为也是一样,你躺在沙发上不动时,大脑倾向于维持这种状态。而当你一开始行动的时候,你就处于行动当中,而行动也是有惯性的,一旦开始坚持乃至超额完成目标。就变得非常的容易。
比如说你想跑步,不要制定每天坚持跑30分钟这样宏伟的计划。太好的时候可能还能坚持,一旦你的激情期过了或者疲倦的时候,状态不佳的时候,只是想想跑30分钟,就会给你的心理造成巨大的压力
但是如果你把这个目标定为5分钟。或者只是把进一步成穿上跑鞋走到外面去这样的目标,你的心理压力就不会那么大。
解决拖延的重要步骤,就把你要做事项,设定一个非常小的行动目标,完成它对你的心理几乎没有压力,即使你状态不好的时候,也能够轻松完成,这对于完成目标是至关重要的。
2、执行意图——针对障碍,设定具体的行动策略
第二个有效的策略,就是采用执行意图的方法。
执行意图是由心理学家彼得·M·戈尔维策提出来的。
他发现仅仅有目标和计划是没用的——因为目标执行一旦遇到障碍,计划往往就变成了纸上谈兵。
于是他发明了有一种应对机制可以有效克服这种现实障碍:
比如,有一位演讲大师就采用这样的策略,如果自己在演讲时,自己紧张,那就讲一个自己非常熟悉的笑话来开场。
比如你计划完成跑步计划,要提前设好一个应对机制:如果你觉很累,不想动的时候,你就穿上跑鞋出去走一圈,告诉自己出去再说,让你完成计划的概率会大大增强。
我们在制定自己计划的时候,提前设想好我们可能遇到的障碍,当这个障碍发生的时候我们便制定一个具体的策略来应对,持续的强化,直到让它成为一种习惯的模式。
通过克服拖延症,提高自己的执行力,我们可以专注于真正重要的事情,提高我们时间管理的效果。
小结
简单的时间管理并不能解决我们时间不够的问题,我们必须解决时间管理背后的深层逻辑,就是用有限的时间以最好的状态去做最重要的事情,从而是我们的时间产出价值最大化。要实现这个目标就必须做到: