时间管理最重要的是要明确:时间是不能管理的,我们只能管理好自己,把最宝贵的注意力花费在那些重要的事情上。
以下就是我总结的时间管理的一些技巧和工具。
一、每日清单
清晨是人头脑最清醒的时刻,在一天中最开始的阶段,先不要急于做事,静下心来回顾一下前一天有哪些事情没有做,再梳理一下今日必须要做哪些事情,然后列出来。
列清单的好处是,你可以对要做的事情一目了然,胸有成竹,从而让工作更加高效。
建议可以找一个本子专门用来做每日清单,每天一页,这样整理、回顾起来也比较方便。
二、每天三件事
列好清单后,你要在清单上标记出今天最重要的三件事情,打钩即可。
清单上可能会有很多事情,但是我们每天小事不断,不一定都能做完。我们的原则是:将最重要的三件事情最好就可以了。
因为根据80/20法则,做20%最重要的事情就可以达到80%的效果,所以要想高效工作,最起码要明确最重要的三件事是什么,并将其做完做好。
三、早睡早起
早睡早起是高效利用一天的基础。早睡可以让我们有更好的精神,早起能让我们拥有更多的时间。
而现在很多人都习惯了熬夜加班工作,其实往往这样工作效率非常低,因为人一天的精力是有限的,到了晚上往往精力都快耗尽了,而你还要给自己增加负荷。熬夜的结果就是第二天的精神也会受到影响,长期下去就会形成恶性循环。
早睡早起是健康生活的基础。
四、利用碎片化时间
要想高效利用每一天,碎片化时间不容小觑。
现在我们的时间都被各种信息碎片化了,整块时间非常稀有,碎片时间必须好好利用。
碎片化时间就是我们上下班通勤、等车等人、等电梯等一些分散的时间。
我们可以充分利用起这些时间,比如利用等车的时间听知识新闻,在上下班的路上看一章节书等。
碎片化时间看似不起眼,但是合理利用,聚合起来就可以产生极大效果。
五、番茄工作法
人如果一直不停地工作,工作效率就会逐渐降低。所以我们要学会将工作和休息结合起来,做到劳逸结合。
可以运用番茄工作法,工作的时候利用番茄计时器或者APP来给自己计时,每工作25分钟就休息5分钟。
这个方法不仅能提高效率,还能让我们在工作的时候保持专注。
六、每日复盘总结
建议每天晚上给自己留10分钟做一天的复盘总结,想一想你今天都推进了哪些事情?你的工作中遇到过什么问题?怎么处理的?或是将学到的一些经验记录下来。
通过复盘,我们可以观察到自己的不足,并在今后的工作中进行修正,潜移默化的提升我们的工作效率。
七、建立自己的仪式习惯
仪式习惯其实就是每天在固定的时间,做一系列固定动作,可以减少因为选择,而造成的时间和意志力损耗。
下图是简书头牌彭小六一天的仪式习惯:
你也可以建立属于自己的仪式习惯,让自己保持充足的精力。
八、时间管理工具推荐
1. 清单类
“滴答清单”和“奇妙清单”
2. 制定计划类
“Doit.im”
3. 习惯养成类:
“PlayTask”
4. 时间记录类:
“Timetrack”
5. 提升专注力类
“Forest”、“潮汐”
以上就是我使用的关于时间管理的一些方法和工具,希望对你有所帮助。
我是“强大的小萌萌”,用一年的时间成长为自己想要的样子,如果你有个人成长方面的问题,欢迎关注,我们来一起变强大。微信公众号:【强大的小萌萌】
从2011年起,我接触了时间管理。之所以关注这个领域,是因为自打参加工作以来没有进行任何专业领域的学习,工作中完全提不起劲头,每天过的都很混沌,除了上班要朝九晚五,下班回家后完全用看日剧、美剧、韩剧等来消磨打发日子。
等我幡然醒悟时,才发现过去的几年居然过的如此苍白,非常急于弥补。一方面是想快速充电,一方面是想把过去浪费的时光都找回来。当时的直觉认为,学习时间管理是可以拯救我的。
之后很长一段时间都用来找各种时间管理的书籍来读,投资各类时间管理的网络、现场课程,参加了不下5场。在经过一段疯狂寻找各种提升时间效率的理论、方法、工具后,终于对于时间的掌控有了些自己的心得。
时间这东西看不见摸不着也无法存储,我并不认为时间是可以去管理的,能够管理和改变的只不过是每个人的时间消费方式。跟学习任何一种技能一样,我经历了加法期,优化期,减法期,经过无数实验之后筛选下一些经典工具供大家参考。
1、时间记账:
想知道每天24小时花在了什么地方吗?有一款手机软件:Atimelogger 可以帮到你。
下载后,有意识的记录了1天。在《奇特的一生》一书中讲述了历史上的神人,柳比歇夫一生的故事。我们可以看到这个人一生中不仅做了大量的事情,还把每件事情的相应时间开销都记录在案,可以说一生都在坚持记录一本强大的时间账本。
我们普通人其实不需要刻意做到这一点,只需要体验Atimelogger一天,从24小时时间记录中来了解自己日常习惯将时间都分配到什么事情上。基本上记录的结果会令人大吃一惊,因为大部分的时间都被我们浪费在没有任何成果的琐事上了。
我曾经使用记账软件长达6年,可并没有产生记账的快乐和变得更加富有,所以我停止了记账。我深知这款软件无需长期使用,就像记账软件再怎么记录支出,钱还是要花出去的。
2、集中精力:
我最初做事比较杂乱,基本上是东一榔头,西一棒槌,一天下来,什么事儿都留个尾巴,这么下去可不行啊。之后很快接触到了番茄工作法,是指人在单位时间最长可以保持精力集中的时间开展工作,每25分钟休息5分钟,来回切换模式。
让大脑短暂集中精力后再进行休息,一天中来回重复这个轮回。
我使用的是宜家9.9款厨房倒计时器。这样每当想做一件事情的时候,就打开闹钟,要求自己一听到滴滴滴的响声,就开始行动起来,专注于这一件事,争取在25分钟内做完。
用了几次,发现这款番茄钟只适合在家使用,如果在单位用,特别容易影响到周围的同事。经过寻找,我又发现了2款简洁易用的手机版番茄钟。手机版最大的好处是统计时间一丝不苟,而且可以设置成静音模式。
一是focus time。
二是学霸拯救地球,这款最大的特色是可以像玩RPG游戏一样,每使用一个25分钟番茄钟的同时,还能让主角小白打小妖怪,增加经验值,积累一定数值后还能获得更高级武器等等。非常适合喜欢游戏化学习的朋友们。
3、时间统计:
(一)《一万小时天才理论》
说起时间统计,自然要提到一本启蒙性读本——《一万小时天才理论》,读完后我有种相知恨晚的感觉,马上牢记了10000小时天才理论。
这本书让我开始相信,任何人只要发起一个项目,每天投入时间,有导师协助,经过1万小时的努力后,谁都可以成为一名天才。2012年4月,我写下了人生的101个长中短期目标。2013年年初,尝试用excel表格记录为了101个目标所付出的时间。因为最初我没有领悟到其中的含义,没按实际发生统计,只填了每一个事项下发生的频次、估算每次平均投入时间,得出合计,实际上是很不科学的。
另外对当时一些目标没完全想清楚,比如说学英语,不清楚学了在哪儿用。既不作翻译也不在外企工作更不留学移民,那学下去有什么动力和意义可言呢?
就这样,时间清单做了几个月如下图,每天更新加入到晨间日记里面,还坚持的不亦乐乎的。
终于有一天,在一个网友质疑下才知道,原来1万小时的积累是要在每个项目下开展的,而不是这样琐碎的统计。我才开始思考这张表格的漏洞,由于缺乏实际意义。随后放弃了继续统计。
(二)《异类》
一年后,我又读到一本书《异类》,读完后又重新激起了热情。我意识到只有在具体的项目、技能上才适合不断去积累相应的时间。
(三)ihour的出现
我在iphone平台上下载了ihour软件。我告诉自己如果要开始用,就要持续下去,别半途而废。
于是我先设定了3个项目:百万富翁(学习理财投资)、百场讲师(积累成为一名合格的讲师)、健康账户(每天坚持锻炼身体)。
首先,项目名称数据化。
百万富翁这个项目名称虽然有点俗气,可和简单的理财2个字相比,会很清楚下一个目标里程碑在哪里,目标越清晰越容易实现。按照smart法则,也可以将完成期限加入项目名称。比如2014年底之前写完100篇博文等。(界面简单又清晰,如图)
第二,养成每日时间统计习惯。
2013年8月起,从每天积累差不多半小时,到慢慢养成了一个习惯,每天一定会专注的在几个项目上投入进去。ihour的用户粘性很强,只要你在ihour上记下越来越多的历史成绩,用顺手了,就会很难做数据搬家,之后就在ihour上永久定居了。(时间积累画面如图)
第三,加入更多项目。
用了2个月,突然想到我在旅行上也投入了不少时间嘛,不如也作为一个项目累计起来吧。这点说起来有点不好意思,经过回忆,我连上大学时的旅行都加上去了,虽然不太记得当时的具体感受,不过至少是统计了历史上付出过的时间。共计旅行48次以上。截止到目前,我一共添加21个大大小小的项目,比如有旅行、理财、讲师、绘画、做饭、健身等等。似乎有些贪心呢,呵呵,不过人就是要全方位发展的嘛。
第四,项目之间的差异。
现在,很多人都说找不到自己感兴趣的事情,也不知道喜欢什么。不妨用ihour来测算下你从小到大都曾经在哪些兴趣爱好上投资过吧。经过数据统计,你会发现其中的奥妙。
举例说明,21个项目中,我有11个项目都处于半途而废的状态,没有超过100小时的投入。尤其是上大学时更是浪费时间的重点阶段,什么都接触了下,什么都没坚持下去。随大流、消磨时间去学德语、吉他、网球、太极拳、日语、法语等,实在惨不忍睹啊。而另外那些超过100小时积累的呢,至少在打乒乓球上很自信、手拿毛笔对写大字一点不怯场、炒菜做饭也是能满足基本填饱肚子需求滴,所以说所有你擅长的、不擅长的,是否有足够积累看一眼数据一目了然啊。
第五,时间统计的激励。
时间统计,也是累计时间账户,很有种在存款的感觉。通过时间投入作自我分析,把感受化为具体数据。不仅能看到总体记录、记录次数,也能看到历史上你在哪个月投入比较多,哪个月状态不好,投入很少等。过去的自己是否努力,看的一清二楚,无需借口和理由。
第六,我爱奖章。
在项目投入上达到了一些指标,有机会随时收获奖章。最近已经获得了86个奖章中的51个哦~记录自己的努力,有清晰可视数据,又有奖励,是我爱上这款软件的3大原因。
最后,总结时间去哪儿了。
投入的时间记录了段时间,从中有了新发现。把项目总时间积累起来,看到实际时间积累是相当微小的。21件事作了合计,也不过8006小时。因为投入少,所以现实与理想中的自己有极大差距不是很自然的事情吗?
10年总共时间?10年*365天/年*24小时/天=87600小时
10年睡眠时间?26280小时,占比30%
10年项目积累?8006小时,占比9%
剩余61%上哪儿去了?吃饭?交通?上班?生病?看美剧?(可惜这些事都没有帮助我成为某方面的专家)。。。或许还有些做正经事没给统计起来的时间。因为真正意义上的日记从2012年8月才开始记起,其他岁月中发生了什么,压根回忆不起来了。
我的体会,为目标在一天中专注3小时,是需要意志力、体力来支撑的。能够每天持续投入更是需要极大的耐力。可正是因为积累这件事没那么容易做,才会因为时间的流逝,让坚持者与不坚持者之间看到巨大的差距呀。也越发感受到,坚持,是一项自我博弈的游戏。
也正如股神巴菲特所言:时间是杰出人的朋友,平庸人的敌人。
我们都知道,一个人只要去行动,去坚持,去积累,就会在翻山越岭后看到胜利的曙光;会享受到成果以复利方式增长;会收获时间的玫瑰。在此,推荐想从零开始去为某目标努力的朋友们,正在为某目标努力的朋友们,都开始使用一款这样的软件来记录对自己的时间投资吧。
春楠整理,致力于职业女性整理指南。微信公众号ID搜索:chunnanzhengli,欢迎关注和交流。
我从关注并改进自己的时间管理有2年多时间,看了几乎市面上所有的时间管理书籍,试用了很多工具和方法,但结果发现,很多方法大多难以坚持,所以我开始注意根据自己的状态寻找适合我自己的时间管理方法,截止目前有这些心得:
1.时间是换来的,不是挤出来的。
那个生了5个娃还考上哈佛的吉田医生,原来还有这些妙招:请人做饭周一三是新鲜饭菜,周二四吃剩菜;每天只有固定的18:30-20:00是亲子时间,其他时间都由长辈帮忙;只要天气不热则不需要每天洗澡,可以把洗澡的时间节约出来看书。
或许这才是吉田医生真正的时间管理奥秘:时间不是挤出来的,是换出来的。
想要集中大目标,必要放弃一些小常规,而我们的日常事件安排,总是会循着每天一定要梳洗喝水运动洗澡等等常规活动展开,默认了必须要做完这些,剩下的时间才能用来计划,如此一来,最容易出现的情况就是只剩下边角料时间了。
这是不是也说明了另外一件事,自认为的那些很重要的事,好像都重要不过洗漱吃饭睡觉,毕竟如果什么事真的很重要很紧急的话,一睡醒肯定二话不说就开干了。
2.记录时间,纸笔就够了
记录时间的方法我曾经也很深入的实践过,还对比了如何使用各种工具、怎样记录更高效,但事实是没有坚持下来。
现在想来,那种时刻在大脑上着时钟的状态会让我过于紧张,我本来就是个急性子,常常会不耐烦,如果再争分夺秒的记录时间,那么脑子一直会记着这件事而不能放松,这样的大脑不能得到休息,肯定无法持续。
现在,我的方法就不是持续的记录,而是一天一回顾,把大事记录即可。对比之前争分夺秒的时间记录法,现在也并没有感觉很差。
同时,不用研究各种时间管理工具,减少使用手机的时间,更容易坚持。
3.决策极大的消耗精力
最近对于“决策极大的消耗精力”感受颇深。这个决策不仅是所谓的重大决策,而是每一天中无数个小选择,这些看不见的“精力杀手”让人在真正想要从事重要工作时无法专注。
最典型的一件事就是吃饭,去年为了重塑健康饮食,我花了很多时间在一日三餐,那时的工作还不忙碌,也没有更多可操心的事,坚持下来似乎不是难事,而到了今年,情况发生了很多变化,确实是没有更多的精力照顾饮食,直到最近妈妈的介入,一下子感觉多了很多时间和精力,提醒了我精力有限,合理分配并懂得取舍。
4.书和课是用来查的
成人学习有个“721”法则:10%知识+20%指导与反馈+70%实践。我的实际感受是,看书、听课确实不能获得提高,就像最近声讨知识付费的爆款文里说的那样,确实不是看了就能提高,如果按照721法则,最多也就是提高了30%。
但是,换个角度,这些书和课就像求助热线一样,为我实践的过程保驾护航,他们都可以屯在那里,等我在实践中遇到困惑了,我知道去哪儿求助,这个效果是很好的。
所以这一年我还是会看到好书好课就买,但不会马上安排时间学习,而是当工具书一样去用、去查,这样被动学习就变成了主动实践,带着目的看书听课,既节约了时间,因为不必从头到尾一字不落,又能有分辨力,提高分别学习资料质量的能力。
5.早睡早起靠影响
关于早起的问题最近意外的解决了,之前的各种苦恼、各种方法都抵不上现在身边有个不到10点就上床睡觉的妈,妈妈的感召力是无穷的。
所以如果一个人住,早睡早起是非常困难的,找个室友,或者找人监督,比靠自律更有效。
6.迅速处理比全面有序更重要
有些时间管理书会说在日常生活中设置“收集箱”的功能,先把所有的事搜集起来再分类处理,这样做除了有搜集灵感的作用之外(比如《如何有效整理信息》介绍的一元笔记法),我还是有不同看法。
理由同前面提到的第2.3点:待决策的事项越多,越消耗意志力,越无法在真正重要的事情上集中精力。
我也列过常规事项清单,看似减少了决策,但实际上每天还是需要想起来去确认这个清单,并且回顾清单事项,清单越多,回顾越多,精力消耗越大,而这一切真的有必要吗?
目前,我更多是给自己做减法:
(1)如果一件事当时忘记了,那就忘记了,如果真的重要,这个事自有别的途径找回到你;
(2)2分钟能做掉的事马上做掉,不能做掉的让它进入流程,比如交代给其他人,确保这个事还会被你注意到。清单法适用于短期目标达成,长期难以坚持。
7.少列计划多专注
我不否认计划的重要性,我也非常爱列计划,但列计划是个多线程工作的思维结构,这种思维如果过于发达,会难以专注,很容易发散,这一点我花了很久才领悟到,尤其是跟其他很专注的人对比发现的。
小时候经常听人说:玩的时候尽情的玩,学的时候专注的学,现在发现这是一件非常难的事,如果你的身边有这样的人,静若处子动若脱兔,那ta一定很优秀。
因为专注和发散是两种非常难融合的思维模式,能自由转换和调用的人是极少数,具体可以参阅《学习之道》这本书,这本书是我看过的有关学习成长还有时间管理方面最值得推荐的书之一。
所以现在我会刻意让自己不要总是想着计划周全,少一点发散,才能静下来让工作更深入。
8.碎片时间停下来休息
边角料时间确实可以做很多事,如《1分钟能做什么?》里写的那样,但现在我认为最好的办法就是什么也不干,冥想,让大脑休息。
我是看完《深度工作》这本书后尝试在地铁上不要看手机,而是回顾、冥想、休息,对于精力即时恢复和后续时间的效率提升效果明显。
9.每天只要三件事
同样的,最容易执行的日计划就是“每天三件事”,重要的不是多,而是一直在路上。
10.能付费让别人干的,都别花时间自己干
当然,这条实践起来有难度,作为目标吧。一旦条件成熟,立马实施。
我是密思乔,爱生活,爱美妆,同名公众号:密思乔(ID:missqiaoclub),期待与你相识。
关于时间管理,要说技巧,其实真的很多!最常听说的,番茄钟、清单、青蛙,四象限法则,等等,早已经耳熟能详,我也就不在这里赘述了!
很多时候,我们都强调整块时间如何高效利用,但却忽略了碎片时间的价值!日常的碎片时间如果能够充分地利用起来,你的时间管理绝对能够上升一个境界!
首先,我们要先了解,日常生活中,有哪些时间能算作是碎片时间呢?
比如,坐地铁,排队,等人,等车,甚至做简单家务的时间,也可以当作是可以利用的碎片时间。抓住碎片时间的三个特征,你就能找到自己日常中的那些可利用的碎片时间:
第一特征是环境变化,这就造成了一个结果:就是我们注意力不容易集中。
第二个特征是资源受限。通常我们在碎片的环境下,很多事情没办法去做。
第三个特征是脑力有闲。在这个过程当中,你的大脑实际上是比较轻松的。
那么,如何碎片时间才能发挥出最大的效用呢?
第一,思考,这是最适合在碎片时间里做的事情。思考你一天当中要做的事情,可以是构思文案大纲,可以是沟通话术,可以是人生规划,等等。注意,这里的思考,是指有意义、有价值的思考,而不是思考吃什么、去哪玩。
第二,计划,利用碎片时间,将一天的时间都规划好,而不是等到上班之后,才开始想要做哪些事情。提前做好计划,可以避免很多不必要的突发状况,保证一点的安排能够正常进行!
第三,复盘。这个在下班坐车回家的时候最适合!因为这个时候,你刚结束一天的工作,当天的事情你都记忆犹新,趁这个时候,对一天的工作进行复盘,总结做得好的地方,思考不足的地方如何改进和提升,做好记录。
第四,查询,也就是查资料。可以利用坐车或者等待的时间,用手机把今天所有要用的资料提前查出来,查完之后存到自己的云笔记上,准备得充分,当要用的时候,就可以直接调出来使用,而不是手忙脚乱地东翻翻西翻翻。
第五,沟通,也就是打电话。工作上要预约的客户,要配合工作的同事,要准备的资源,生活中的各种私人事情,都可以在碎片时间,利用电话都沟通好,以免工作过程中突然被打扰,凡事提前!
第六,学习。当然,这里的学习是指碎片化学习,也就是不需要太烧脑的学习。做饭、做家务、乘坐公共交通工具时,提前下载好,利用碎片时间学习,自我提升,学完就用,工作生活中就可以少走很多弯路,这绝对是提高工作效率的一大法宝!
我是孟桓庆,大家都叫我孟老师,翌百分个人成长品牌创始人。想成长,关注微信公众号【清晨翌百分】,海量时间管理、目标管理、学习管理等个人成长干货,助你成为自己理想中的样子!只需卓越,好运纷至沓来!
【全国教育科学“十三五”科研规划重点课题“中国学校生命教育学科体系及教学实务模式研究”总课题组专家委员会成员】
首先很高兴回答你的问题,跟您分享五种时间管理上的小技巧。
1.日程表一定要用手写,且尽量详细具体。写的越细致越好。细致到早上六点半刷牙,7点出门,八点到公司。完成日程之后一定要立刻勾掉。养成当日事当日毕的好习惯,不会拖沓。时间观念也会随之增强,迟到的次数会明显变少。手写的原因是,用手机或电脑做日程本,记忆不够深刻,操作也相对复杂,无法随时记录。
2.计划随机应变。当计划被打破时,立刻建立新的计划。这么做的好处是,一天内的内容不会太紧凑。当变化发生,占据了你大量的时间,对照日程表做出相应改变。这样最大限度的降低了突发事件对之后几天生活的影响。
3.作息规律严格执行。首先是身体原因,生物钟的紊乱会导致身体机能受到影响。其次保证日程表的完成状况。生物钟的紊乱会让人产生“大不了就熬夜弄完”的想法,于是日程表变得毫无意义,因为会发现所有的事情都在指望通宵达旦来完成。
4.预留大片的时间段。繁琐又简单的事情尽量在时间缝隙中完成,比如可以在等车的时候回个电话。大片的时间段预留给需要极强专注力的工作,比如写文章。这样才能专注于一件事,不要担心其他小事打断。
5.了解自己的生物钟,加以利用。每个人在一天内的精神状态不一样。有些人白天精神好,有些人晚上精神好。把精神不好的时段留给简单的重复性事项,比如家务。精神好的时候做脑力劳动,比如看书写文章。要掌握身体的状态规律,方可充分利用自己的高效时间。希望我的答案对你有所帮助。
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