明确开会的目的、确定会议形式、确定与会人员名单、确定会议规模、设计会议议程、选择开会时间、布置会场、会议通知、座位安排、准备会议资料、准备会议用品、考虑与会人员膳食、制定会议规范。
1、确定会议的时间、内容、出席人员。
和相关领导确认会议时间、会议内容以及需要参加的人员数量。
2、选择地点。
根据参加人员的数量，选择会议地点。如果人员比较多，需要选择相应会议酒店。像一些五星级酒店会有2000平方米宴会厅含超大型的会议设施，以及宴会接待功能，可至少同时接待1000人宴会或自助餐，另有2间500平方米多功能厅、以及4间约80平方米施完备的小型会议室，可以根据自身的需求选择相应的会议厅。
3、准备食宿。
若参会有外地人员，需要提前预定好酒店，并与酒店人员确定好需要提前准备好的东西，如会议餐等等。
4、车辆准备。
会议当天，要及时协调好可支配的各种车辆，安排好参会人员车辆问题，包装会议能够及时高效地进行。
5、会场音响调试等。
要提前进行会议的音响麦克风的调试工作，跟酒店确认好会场笔记、饮用水的摆放等。