资料管理制度

Question

如题所述

Answer 1

　　档案管理制度
　　一、 总则
　　集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
　　1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。
　　2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
　　二、归档范围
　　1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。
　　2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料
　　3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；
　　4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）
　　5、政府、项目批文、合同；
　　6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；
　　7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；
　　8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划；
　　9、公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；
　　10、公司有效证照、证件、印章；
　　11、具有法律效力及保存价值的文件；
　　12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
　　13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；
　　14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；
　　15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
　　三、立卷归档要求
　　1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。
　　2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。
　　3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。
　　4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
　　（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
　　（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。
　　（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
　　（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
　　（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。
　　（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
　　四、 档案保管期限
　　1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
　　2、确定集团档案保管期限的原则
　　（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。
　　（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
　　（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
　　五、档案保密级别
　　1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议， 行政人事部经理核定密级。
　　2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。
　　3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任（集团行政人事部经理）及副总以上级领导批准。
　　4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任（集团行政人事部经理）鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
　　六、档案的借阅
　　1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。
　　2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任（集团行政人事部经理）批准。
　　3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。
　　4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任（集团行政人事部经理）批准。
　　5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。
　　6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
　　7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。
　　8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。
　　七、电脑档案的管理
　　1、 所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。
　　2、各分子公司办公室主任（集团行政人事部经理）即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。
　　八、档案的鉴定与销毁
　　1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
　　2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
　　3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。
　　4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
　　九、罚则
　　1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。
　　2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任（集团行政部经理）批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。
　　3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。
　　4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。
　　5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。
　　6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。
　　十、附则
　　1、本制度自2007年9月1日生效。
　　2、本制度由集团行政人事部负责解释。
　　3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。
　　4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。

　　十一、附件：集团各分子公司各部门存档及备案范围

Answer 2

不知道您需要的是什么类型的资料管理制度，下面给您提供的是工程项目文件资料管理制度，希望对您有所帮助！

工程项目文件资料的管理包括公司发文、项目对外收发文、418#文件所覆盖的技术资料、其他质量记录等四个方面的内容。

项目资料员在项目技术负责人的领导下,具体负责文件资料的管理工作。

项目各专业工程师及资料员必须具有资料员上岗证。

管理目标是技术资料真实同步,达到长城杯的资料要求;非技术资料编目清晰,便于查阅。

文件资料的日常管理制度

一、文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全,符合《XXXXXXX技术资料管理规定》的要求。

二、项目技术负责人应定期检查各专业工程师内业资料的收集整理工作,检查资料员的资料归档工作,不定期进行内业工作评比、奖优罚劣。

三、418#文件涵盖的技术资料要求:

1、项目总工组织各专业工程师和资料员学习418#文件。

2、各专业技术资料由本专业工程师负责收集整理。每月月底将本月技术资料移交项目资料员。

3、项目资料员负责技术资料的整理、归档工作,资料归档时应按《XXXXXXX技术资料管理规定》的标准来做。如果技术资料不符合要求,资料员做以详细记录交给专业工程师,专业工程师应及时补齐。

四、为了加强项目管理,除了418#文件的规定之外,其它质量记录由资料员统一管理。

五、各业务口收集、整理本专业质量记录,定期报送资料员处。资料员进行分类归档。

公司发文管理制度

一、对公司发文进行分类收存,类别为党群类和行政类,行政类分为质量体系文件和非质量体系文件两类。

二、公司发文由项目资料员统一接收,留下分类收文登记。

三、项目资料员在接到文件后,根据文件归属类别是行政文件还是党群文件,附上文件和资料传阅学习单后分别送项目经理或项目书记。项目经理或项目书记学习之后,在文件就资料传阅学习单上签署意见,并决定该文件的学习或传阅的科室及人员范围,由资料员送各相关业务人员学习。各相关业务人员必须认真学习文件内容,并在文件和资料传阅学习单上签名。

四、所要求的人员进行传阅或学习后,项目的文件资料由资料员统一进行归档管理。党群类和行政类文件分别存放,资料盒内应编制文件目录,以便于查阅。

五、作废文件必须进行标识,并单独存放,同时在原收文记录上标明作废存放处或销毁日期。

六、质量体系投入运行后设立的项目经理部,要及时到企管部申请领用《质量手册》、《质量体系文件汇编》和《现行有效的受控的质量体系文件和资料目录清单》,并按该目录清单中所列出的文件和资料找有关部室补发。

七、项目经理部调出人员不允许带走文件和资料,到新的岗位后,需要时再要求配发。《质量手册》、《质量体系文件汇编》的持有人变更后,继任人应及时安排到企管部办理文件执有变更手续。

项目对外收发文管理制度

一、项目对外发文应由室主任审核,项目经理审批签发。对业主发文应该用微机打印,发文格式执行《XXXX工程公司CI手册VI分册工程项目部分(试行)》的要求。

二、建设单位、设计单位、监理

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Answer 3

管理制度是指按照规定和程序有效管理机构内的各种，保证机构内外的使用、传递、储存和查询的合法性、安全性和便捷性。具体来说，管理制度要求：1.建立归档制度。按照文件的性质和用途，对文件进行分类、编号、归档、管理和利用。2.科学配置空间。确定机构内档案室的面积、位置和功能，规定堆放和管理方法，保证档案的安全和便利。3.严格控制的流转。规定的传递、交换、调用、借阅和复印的程序、规范和要求，建立出入库登记系统和档案借阅手续。4.实行保密措施。根据国家保密法规和机构的保密工作要求，对机密进行严格保管和管理，避免泄密。5.落实定期审查制度。定期清理、整理，将过期的文件及时销毁或归档，防止文件遗漏或浪费，确保及时、准确、完整。6.强化管理人员的职责意识。对管理人员的培训、考核和管理，提高其管理水平和服务能力，从而保证管理制度的落实。管理制度的实施，有助于提高机构的效率和服务水平，营造良好的工作环境，降低信息统计成本，提高机构内部管理水平，为机构的发展提供有力的支撑。