工程资料整理的意义：
1、工程质量和工作质量的重要表现。工程的建设过程，就是质量形成的过程，工程质量在形成过程中应有相应的技术资料作为见证。
2、工程施工过程的真实记录。工程施工过程中所采用的材料、技术、方法、工期安排、成本控制、管理方法等等，不同时期的资料成为这些内容的载体，记录着整个建筑形成过程的每个细节。
3、日后工程维修、扩建、改造、更新的重要基础资料。建筑竣工验收交付使用一段时间后，工程各种原因可能出现质量缺陷，为了保证施工质量，延长工程使用寿命，必须进行维修和补强。这就必须通过查阅该工程的技术资料档案，以便采取合适、有效的措施。
4、合理使用、保证结构安全的重要依据。为了合理作用建筑，保证结构安全，若建筑出现隐患时，必须进行维修和补强，技术资料可作为采用相应补强措施的原始、真实、有效的重要依据。
5、评定工程质量等级、竣工验收的技术文件。原始的施工技术资料，反映整个工程建设过程的质量控制情况，可作为工程质量等级评定的依据。
6、工程决算、结账的重要根据之一。建筑资料体现不同时期，投入与产出的情况，不同的建筑过程，不同的经济控制，产生不同的经济成本。工程决算、结帐时可以此为依据。
7、是申报科技示范工程、优质工程必不可缺少的依据。最能体现质量的直观显示，除建筑实体外，建筑资料作为文字的载体，以真实、有效、及时、全面记录质量控制的各种情况。
应遵循的原则：
1、资料应具有真实性。真实性是资料的生命。资料是工程质量评定验收备案的依据之一，也是工程建设和管理的依据，尤其是建筑单位进行维修、管理、使用、改建和扩建的依据。虚假的资料不仅给建筑施工单位质量的评价带来错误的结论，而且也给工程的改建和扩建带来麻烦，甚至会造成验收想象的严重后果。
2、资料应具有规范性。应认真、全面地整理、填写资料，及时归档，使资料标准化、规范化。
3、资料应具有信息化要求。它是在城市基本建设和基本设施管理的过程中形成的，是对建设单位建设过程的真实记录和实际反映，是工程建设、维护、管理、规划的可靠依据，是工程建设不可缺少的信息帮手，是具有实际社会价值和经济价值的信息源。
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