UFO将报表处理过程分为两个状态，即报表格式及公式定义工作与报表数据处理工作。报表格式及公式定义工作和报表数据处理工作是在不同的状态下进行。
实现状态切换的是一个特别重要的按钮——格式/数据按钮，点取这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。
(1)格式状态：
在格式状态下设计报表的表样，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字可变区等。
报表的公式：单元公式在格式状态
下定义。
(2)数据状态：
在数据状态下管理报表的数据，如
输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、图形操作、汇总与
合并报表等。
数据状态下不能修改报表的格式。
在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，在数据状态下时，您看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。