备用金是资产类科目。
资产类科目包括库存现金、银行存款、其他货币资金、交易性金融资产、应收票据、应收账款、预付账款、应收利息、其他应收款、备用金、坏账准备等。
备用金借方登记增加数,贷方登记减少数,余额表示库存的备用金数额,并按照领用单位或个人设明细分类账户核算。企业拨付的备用金,根据管理需要,可以采用一次性备用金或定额备用金制度,在“其他应收款、备用金”明细账户中进行核算。
预支备作差旅费、零星采购等用的备用金,一般按估计需用数额领取,支用后一次报销,多退少补。前账未清,不得继续预支。对于零星开支用的备用金,可实行定额备用金制度,即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取,支用后按规定手续报销,补足原定额。
实行定额备用金制度的单位,备用金领用部门支用备用金后,应根据各种费用凭证编制费用明细表,定期向财会部门报销,领回所支用的备用金。
备用金的管理方法
1、企业各部门填制“备用金借款单”,一方面财务部门核定其零星开支便于管理;另一方面,凭此单据支给现金。
2、各部门零星备用金,一般不得超过规定数额,若遇特殊需要应由企业部门经理核准。
3、各部门零星备用金借支应将取得的正式发票定期送到财务部门备用金管理人员(出纳员)手中,冲转借支款或补充备用金。
4、备用金收支应设置“备用金”账户,并编制“收支日报表”送经理。
5、备用金定期根据取得的发票编制备用金支出一览表,及时反映备用金支出情况。
6、备用金账户应做到逐月结清。
7、出纳人员应妥善保管各种与备用金相关的各种票据。
备用金的管理不论采用何种办法,都应严格备用金的预借、使用和报销的手续制度。