按《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001的要求，竣工文件资料，应做到编制、收集、整理及时，内容完备，项目齐全，数字准确、真实，其中的图表规格、填写方法、计量单位及有关各方技术负责人认证、单位公章、签字手续具备，确保交工档案资料完整准确与系统性。因此，在编制工程资料的过程中，要遵循以下规定：
（1）工程文件资料要真实地反映施工的全过程，与工程实际相符合，不得擅自修改、伪造或事后补做。
（2）归档的工程文件应为原件。
（3）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、规程、标准的要求。
（4）工程文件采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不应使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
（5）工程文件字迹清晰、图表整洁，签字盖章手续完备，不允许涂改。
（6）工程文件中文字材料幅面尺寸规格为A4幅面（297mm×210mm）。
（7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
（8）编制资料选用的表格规定：工程资料的编制选用当地所规定的表格填写，如在广西，就选用GB50300-2001《国家标准建筑工程施工质量验收规范广西应用手册》。
（9）施工组织设计、项目质量计划、施工方案、施工技术交底等技术文件的编制按照各企业相关规定及相关技术规范、规程、标准的要求编制。
（10）施工资料采用电脑打印，手写签名的办法编制。
（11）竣工图编制要求
各项新建、扩建、改建、技术改造的项目，在项目竣工时要编制竣工图。
所有竣工图（在原图上有小变动修改）均加盖竣工图章，并签字确认。
重大结构变更，设计单位重新出蓝图，施工单位提出修改意见，请设计单位签章确认。
竣工图章尺寸为：50 mm×80mm。图章示例如下：
竣工图章要使用不易褪色的红印泥，盖在图标栏上方空白处。
利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面的1/3的，要重新绘制竣工图。
（12）工程资料的归档
归档文件要完整准确系统，能够反映工程建设活动的全过程文件材料。
经过分类整理的归档文件，组成符合要求的案卷。
施工企业在收齐工程文件并整理立卷后，由建设单位、监理单位根据城建档案管理机构的要求对档案文件的完整性、准确性、系统情况和案卷质量进行审查。施工现场经验分享