第1个回答 2013-11-07
赵显瑞 档案的收集和归档是档案管理工作的前提和基础。因此,必须重视并做好这项工作,这是管好用好档案的第一步。 一、档案收集要坚持“宁多勿漏”原则。档案是来源于各项活动的原始记录,它真实再现了各项活动的过程和结果。档案的价值是由档案本身的属性和社会对档案的需求两个方面决定的,其外在表现就是它的有用性,对经济社会发展,对各项工作活动,起着重要的依据和参考作用。在档案材料收集过程中,我们始终围绕一个“用”字,按照文书归档范围,凡是认为有用的材料,不论其用处大小,都收集起来。 二、提高服务质量,促进档案材料的归集。不少同志把开会带回来的文件材料据为己有,占为己用,是图以后自己使用起来方便。针对这种情况,我们便改善服务质量,提高服务水平,以优质快捷的服务赢得他们,使他们自觉自愿地把自己拥有的文件材料拿出来交给档案室。一是对来查档案的人热情接待,有时他们只提供查阅内容,具体文号、年份、作者不清楚,我们不怕麻烦,就从最近年份开始,一年一年挨个查,直至查全查清楚为止。如市劳保处为企业离休干部适当增加待遇以使他们与机关事业单位的同类人员待遇持平,准备向市委老干部局提出实施意见,需要查阅1985年以来的有关增资文件。我们按照查阅单找到后,每份文件各复印一份给他们,为他们提供了政策依据。二是提供多种形式的服务,如我们开展“电话查档”,查档人不必到档案室来,只要在电话中说明要查的文件材料,我们查清以后“电话答复”。因此,他们都主动把文件材料送到档案室,用他们自己的话说,放在档案室比放在自己手中查找方便、及时。 三、健全制度,防止文件材料的散失。在工作中,我们通过健全和完善档案管理制度,有效防止了文件材料的散失。一是严格岗位管理。二是实行文件呈阅登记制度,就是文件材料送往何部门、何人,都有签收,文件收回时注销。同时,为缩短文件材料的传阅过程,档案室要及时催还。(作者单位:市人力资源和社会保障局)本回答被提问者采纳
第2个回答 2022-05-06
怎样做好档案的收集和归档
提高档案管理人员的责任意识与专业素质
工作人员的素质将直接影响工作的开展情况,针对档案资料的收集与管理工作中的问题,我们应该提高档案管理人员的入职门槛并且加强对档案工作者的培训,提高其责任意识,从根本上提高档案管理人员的综合素质。作为一名专业的档案管理人员,除了具有专业的档案管理知识之外,还应该具有较强的档案管理意识和高度的责任感。首先,单位在选用档案管理人员时应尽量选择具有专业知识的人才,在正式上岗前需要进行相关考核,考核合格方可通过,正式上岗。对于在职的人员,需进行定期的培训,一方面是对专业知识的更新,讲解一些档案收集与归档管理的新方法;另一方面也是加强对其思想教育,宣传档案管理工作的重要性,强化其责任意识,可以间接地提高档案管理工作的效率。
2.完善档案收集与管理制度
为了一进步做好档案收集与管理的相关工作,企事业单位针对办公室档案资料收集与管理工作应该制定出相对完善、健全的管理体系,以此来约束档案资料管理工作中的不规范、不系统、不全面的现象[2]。为了制定完善的管理制度,档案管理人员必须对档案收集与管理工作的流程了如指掌,明确各项工作中值得注意的地方。单位管理者应该根据单位发展的实际情况,进行科学的人员安排,依据相应法规,确定档案资料收集的范围,防止在资料收集时出现遗漏。另外,管理制度中应该明确规定档案资料的归档期限,这样可以激发员工的工作积极性,将资料及时收集上来后进行统一的保管,以提高档案资料的利用效率。
3.更新资料收集与管理的方式
现代社会正在快速地发展,知识也在不断更新,各项科学技术也不断地出现,办公室档案资料的收集与管理工作也需要不断创新,更新资料收集与管理的方式,应用一些新的技术,可以提高资料收集与管理的效率。应将坐等资料上交的收集模式改为主动收集的方式,这样可以对资料的上交起到督促作用,减少资料上交不全面、有遗漏的现象。在这种新的模式下,各部门人员间应该加强沟通联系,积极引导有关部门的同事,使其配合工作,及时上交档案资料。档案收集时应按类别进行,收集后进行有效的分类管理。工作的开展中难免出现一些问题,而对待档案管理工作中出现的问题,我们工作人员应进行积极利用现代化信息技术,以此减少人工操作出现的错误,提高工作的效率。
第3个回答 2023-03-04
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括:档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。
这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的,也有分为 8个环节的,也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统,故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统,各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。