高效的协同办公，提高工作效率，肯定需要软件的辅助，协同办公软件需要做到下面几点：
1、统筹管理人、事、物
2、以任务为中心，追踪各任务的执行节点。有一个列表或看板统筹管理任务、任务进度由执行人及时更新并自动通知相关人员，而不是管理层轮询的方式定期问询任务进展
3、流程标准化，做事遵循流程。
4、数据复用，避免重复劳动，节约时间，从而提高效率。
5、权限管理，合理分配查看或操作权限
6、简单易用，不能太复杂，上手难度低
7、最好是免费的
有一家来自乌克兰的公司叫GitLab，做代码托管的，类似Github，市值100亿美元左右，全员都是远程办公，没有一个坐办公室的。奉行共享第一的理念，不知道怎么做、不清楚某个数据，都在一个协同办公系统上查询，查不到的，再问别人，别人也不会直接回复你，而是更新到系统上通知提问人查询。避免重复劳动，提高效率。做到了，同样的事情，绝不做两遍，真正的一劳永逸。
现在我们公司就基本是跟Gitlab一样了，我们用的是企业任务管理系统，有三大块功能：任务管理，流程管理、项目管理。
在流程管理里面记录各项业务流程，在项目管理里面记录各项数据，项目和流程都是用一个统一的格式来描述，非常简单。我们公司的员工不清楚事情怎么做，就去查业务流程，不清楚某个数据或信息，就去查项目，他的项目，含义更广泛，任何静态的对象都可以是一个项目。而流程是动态的对象，由一系列步骤组成。我们现在都习惯了，第一反应就是先查系统，没有了再去问人，那个人也是先去更新系统，然后让你再去查。
既然名字叫任务管理系统，任务管理就是他的核心了，任务串连起了人（执行任务），事（流程），物（项目），管理层想安排一个事，就在企业任务管理系统发一个任务，填上关联的流程和项目及执行人、查看权限、优先级等信息就行了。
他的首页就是任务列表看板，方便管理层统一查看整体任务情况，执行人只需要在任务的重要节点，更新一下任务进度，这个任务的相关人员立即就会收到通知，前提是，你要关注他的微信公众号，发通知是通过微信公众号发的，不关注收不到的。
移动办公也是支持的，也有微信小程序，用微信小程序邀请团队成员比PC网页版方便，被邀请人可以直接点击邀请链接自动加入团队，邀请链接24小时有效期，也支持邀请人手动审批邀请。
现在我们用了两年了，管理层之前是问个事情，翻来覆去查微信记录，现在不管是问什么数据或任务进度，都是秒回。因为是执行人重要节点报备制，管理层不需要再去轮询不同任务的进度，自己做记录了，因此工作量减少了90%，可以专注发布任务、做管理调度。任务管理的作用就类似一个指令调度系统了。
因为减少了重复工作量，我们的人力和工位成本节省了很多，能软件做的，就交给软件，因为软件根据关键字查询是非常方便和快速的，计算机检索不是人工能比拟的。
我们公司的管理层或老板，现在真的是做到了，知己知彼百战百胜，什么数据或事情都能一查便知。
最关键的是，这个软件是永久免费的，不会想其他软件一样限制人数或其他数量限额，唯一的限制就是团队上限1000人。