2 组织结构与功能分析
组织结构与功能分析是整个系统分析工作中最简单的一环。组织结构与功能分析主要有三部分内容:组织结构分析、业务过程与组织结构之间的联系分析、业务功能一览表。其中组织结构分析通常是通过
组织结构图来实现的,是将调查中所了解的组织结构具体地描绘在图上,作为后续分析和设计之参考。业务过程与组织结构联系分析通常是通过业务与组织关系图来实现的,是利用系统调查中所掌握的资料着重反映管理业务过程与组织结构之间的关系,它是后续分析和设计新系统的基础。业务功能一览表是把组织内部各项管理业务功能都用一张表的方式罗列出来,它是今后进行功能/
数据分析、确定新系统拟实现的管理功能和分析建立管理数据指标体系的基础。
2.1组织结构图
组织结构图是一张反映组织内部之间
隶属关系的树状结构图,见图202。在绘制组织结构图时应注意,除后勤(如食堂、修缮、医务室、幼儿园、小学等)与企业生产、经营、管理环节无直接关系的部门外,其它部门一定要反映全面、准确。为了表明企业的运行过程,我们往往也画出企业物流和管理组织关系图,见图203。
2.2 组织/业务关系分析
组织结构图反映了组织内部和上下级关系。但是对于组织内部各部分之间的联系程度,组织各部分的主要业务职能和它们在业务过程中所承担的工作等等却不能反映出来。这将会给后续的业务、数据流程分析和过程/数据分析等等带来困难。为了弥补这方面的不足,通常增设组织/业务关系图来反映组织各部分在承担业务时的关系,见图204。我们以组织/业务关系图中的横向表示各组织名称,纵向表示业务过程名,中间栏填写组织在执行业务过程中的作用。
图中:
“*"表示该项业务是对应组织的主要业务(即主持工作的单位);
“×"表示该单位是参加协调该项业务的辅助单位;
“√"表示该单位是该项业务的相关单位(或称有关单位);
空格:表示该单位与对应业务无关。
2.3 业务功能一览表
在组织中,常常有这种情况,组织的各个部分并不能完整地反映该部分所包含的所有业务。因为在实际工作中,组织的划分或组织名称的取定往往是根据最初同类业务人员的集合而定的。随着生产的发展,生产规模的扩大和管理水平的提高,组织的某些部分业务范围越来越大,功能也越分越细,由原来单一的业务派生出许多业务。这些业务在同一组织中由不同的业务人员分管,其工作性质已经逐步有了变化。当这种变化发展到一定的程度时,就要引起组织本身的变化,裂变出一个新的、专业化的组织,由它来完成某一类特定的业务功能。如最早的质量检验工作就是由生产科、成品库和生产车间各自交叉分管的,后来由于产品激烈的市场竞争和管理的需要,这时质量检验科产生了。对于这类变化,我们事先是无法全部考虑到的,但对于其功能是可以发现的。