企业档案管理的有效措施

Question

如题所述

Answer 1

　　导语：档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着时代的发展和社会的进步，现代档案管理工作已成为相对较为专业化、复杂化的系统工程，尤其在档案管理现代化的发展要求下，档案管理工作面临着新的挑战和机遇。

　　企业档案管理的有效措施

　 　一、企业档案管理在企业发展中的位置

　　企业档案是企业在发展过程中表现出来的可以对本企业形成有益的推动的和经验总结的包括文字、图像、影音等各种不同的相关的历史记录。企业档案管理在企业中的作用为：1.企业可以根据企业管理档案提供的历史档案进行企业新科技的发展;

　　2.企业档案中存在各种有关企业发展的科技档案，都可以做为推动企业发展的知识动力;3.企业档案可以完美的表达企业经济效益和社会效益;4.企业档案能够将企业文化完美的表达出来。

　　二、企业档案管理工作中存在的问题

　　(一)企业对企业档案管管理工作不够重视

　　大部分的企业档案管理工作并不是为了企业自身的管理提高而进行必要性工作，一方面企业是应付上级检查做的一种无耐之举，另一方面企业的一些无关紧要的文档也有一个“安身之处”

　　。所以，很多档案归档后再被利用的机率很小，这也可以看出企业对企业档案管理工作并不重视。因此，企业对企业档案管理工作不会投入过多的经费。因为在现在市场经济引导下，企业非常重视生产和企业形象的投入，但是对企业档案管理办公建设却很少有更多的投入，有的企业甚至档案室建设得很粗糙，与国家规定的档案管理基本建设要求都达不到。

　　(二)企业档案管理没有形成健全的制度

　　很多企业虽然建立了企业档案管理室，同时也对档案的收集做了相关制度的规定，但是制度中往往会出现漏洞，造成企业档案收集不及时，整理出的档案不健全，因为记录不全一些借出的档案无法收回，或有一些档案记录被修改等现象。

　　(三)专业档案管理人员不健全

　　大多数企业为了节省开支，由文秘人员兼任，而文秘工作人员由于工作项目较多，对这摊活无法及时有效的把握，使企业档案管理工作出现漏洞的现象并不少见。有的企业虽然有专业的企业档案管理人员，但是企业很少进行培训，使档案管理人员对档案管理工作缺少专业性和知识性，导致专业水平下降。

　　三、加强企业档案管理工作的建议

　　档案信息量庞大，资源丰富，但是这种资源更多的是企业的原生资源，如果不加以科学的归类，则是一堆无法利用的零散资料。所以企业档案管理需要将日常工作中的各类文件资料进行积累和归类，按照科学的方法进行整理，根据企业内部需要的门类要求进行各种分类，进而使企业在发展过程中提供有效的档案。

　　(一)企业要提高对企业档案管理的重视度

　　对企业档案管理的重视首先要表现在企业领导身上，企业领导要对企业档案管理室的重要性有充分的认识。完善规章制度，具体落实，从而促进企业档案管理人员的工作积极性和责任心，切实加强企业档案管理工作人员的使命感。

　　要求企业档案管理的工作和思想认识都要与时俱进，与时代的发展保持一致。以科学发展观武装自己。在工作中，利用现代的科学技术完成企业档案管理工作。通过企业上下一心的努力，将企业档案管理室建设成一个信息资源健全，设备先进的档案管理体系。

　　(二)规范企业档案管理体制

　　首先要设立专业的档案管理工作人员，在企业档案管理工作人员的协调下完善和健全企业的档案管理，使档案管理有一个健全的组织保障;其次是企业档案管理必须跟着企业的步伐前进，即年初预计，年底总结，平时还要不定时进行检查指导工作，不能成为应付上级而做的.样子货。

　　最后是依据企业实际情况对企业档案管理室制定相应的岗位责任制和考核制度，制定目标责任制，将能否科学合理的收录档案和是否能将档案进行系统的整合与分离都纳入岗位责任制中去，利用奖罚制度提高企业档案管理工作人员的工作积极性。

　　(三)提高企业档案管理人员自身的素质

　　首先要提高企业档案管理的职业道德素质，具体的来说，应该是企业档案管理人员必须根据事实进行归档，不能按照个人喜好或个人恩怨行事，这是对档案和企业历史的尊重;

　　其次，要保证档案应有的安全，对档案保密是企业档案管理工作人员必须具备的专业素质，所有这些都需要企业档案管理人员具有很好的专业理论基础，所以必须以培训或学习的方式提高企业档案管理人员的专业素质，使他们了解档案工作的基本方法和规律。

　　最后，企业档案管理人员要有创新意识，在基础知识扎实的前提下不断加强各项业务的知识，不断认识新事物，研究新方法，用新的思路来解决工作中遇到的问题，进一上不提高企业档案管理的工作水平。

　　四、结论

　　企业档案管理工作是企业管理不可或缺的一部分，企业领导可可以根据企业档案管理工作了解企业的各项工作状况，如果发现企业发展不如意的情况，还可以适时调整管理策略，这可以成为企业发展的一个有力的支持;

　　另外，作为企业有力的大后方，可以为社会提供企业发展的经营成果，为企业和社会各界沟通作为有力的依据。企业档案管理与企业的发展密不可分，它可以为企业提向经营效率和转换经营战略提供有力的保证。所以为提高企业在市场的竞争能力，还需要不断提高企业档案管理工作。

Answer 2

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

Answer 3

一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。本回答被网友采纳