浅析如何做好税收征管档案工作（淮安市地税局 张晓惠 ） 税收征管档案是存储税收征管部门和纳税人征纳税信息的载体，它来源于税收征收管理活动，是形成于税收征纳活动的第一手材料，主要包括税收征管部门在税收征收管理工作中产生和直接形成的，并对税务和税收管理工作有一定查考利用价值的各种文字、表格及票据等材料，反映了纳税人生产经营的重要信息和税务机关税收征管工作的基本过程。坚持“统筹兼顾，信息共享，立足现实，着眼未来”原则，加强、改进和完善税收征管档案规范化管理，对充分发挥税收征管资料的反映、监督和预测职能，实施精细化、科学化税源管理，具有十分重要的意义。一、提高认识，职责到位，在思想上“上纲上线”。要加强基层分局征管档案工作的考核力度，统一思想，广泛动员，将征管资料纳入系统的档案资料统一管理。对征管资料实行档案化管理，既要花费一定的时间和精力，又要投入财力，就必须要争取领导的重视和支持，把征管档案管理工作纳入年度计划，在财力、人力和组织协调上给予充分重视。对基层分局档案管理人员的档案管理工作，应有严格科学的考核办法，确保征管档案工作落到实处。档案利用的价值在于资料是否齐全，而档案齐全的关键环节在于收集。必须明确各责任区，各岗位人员为资料收集的第一责任人，档案收集、归档情况纳入目标管理考核。各分局税收征管档案管理员，在分管业务领导的导和督导下，检查各项资料的收集和归档落实情况，以业务发起人为档案资料收集工作的第一责任人、电子信息录入质量的直接责任人，工作质量列入个人岗位考核。二、明晰流程，强化培训，在操作上“中规中矩”。结合税收管理信息化、精细化、规范化的发展要求，积极探索和完善征管资料档案管理模式及标准。对税收征管资料的采集（录入）、整理、移交、归档、移送、保管、调阅、销毁等过程，制定出科学规范、安全集中、系统完整、简便实用的管理方案。征管资料的收集、审核、整理、归档按以下方法操作：收集资料——分析资料——确定归档范围——按年度、问题和保管期限分类——以卷为单位装订——移交档案室——排列——编号——装盒——编目——上架。对税务稽查类、管理服务类、法规复议类、申报征收类等征管档案，由相关税收管理员负责收集，事毕，材料迅速分类归于该纳税人档案。对分局日常检查中形成的检查资料按上级法规部门要求，年未分户归于户管档案，分类装订成册，方便移交和查询。为保证税收征管资料信息在税收征管和纳税服务中及时发挥作用，应明确各种征管档案资料的归档时限。我局规定，一般档案资料为年度终了三个月以内进行归档。为加强协作规范到位，建议基层分局税干全部为兼职档案员，他们普遍存在档案知识缺乏、整档能力差等问题。为此，应当加强对税收管理员的档案业务培训，使其在资料收集、整理、分类和装订等环节保证质量，否则，这些工作全靠局档案员来完成，是不可能做好的。此外，还要加强与档案管理部门及征管部门的联系，确保出台的管理办法分类合理，整理方便，既符合档案管理的要求又符合征管部门的要求。三、科学分类，规范格式，在整理上“环环相扣”。税收征管档案以便于系统综合的了解纳税人的基本信息、方便查询人检索为宗旨，结合实际工作特点进行科学合理分类，对所有纳税人的征管档案，要按照税收征管业务的需要，依据《基层税收征管业务流程》的要求，真实、准确、规范的收集反映纳税人的生产经营、纳税申报、税款缴纳、违法违章等涉税活动全程的所有资料，分户归档。征管档案种类按照载体的不同，分为文字和计算机光盘等；按照税收征管业务的功能和用途不同，可分为管理服务类、政法法规类、行政复议类、纳税申报类和稽查案件类等，这些文件一环紧扣一环，彼此印证，互相联系，共同构成一个有机整体。科学制定征管档案保管期限，按照档案管理要求，同一纳税人当年形成的所有资料一般应当装订成一个案卷，其中稽查案件类档案按规定保管期限分为永久、长期、短期三类。对偷税、逃避追缴欠税、抗税、伪造倒卖发票、伪造发票监制章和防伪专用品等，并进行了行政处罚的案件资料，保管期为永久；对以上情况以外的一般性税务行政处罚案件的资料，保管期为十五年；对税收征管中形成的一般资料、凭证等，保管期为十年。同时，在税收征管过程中，纳税人需要向税务机关提供的以及税务机关向纳税人发出的资料文书繁多，全部而无一取舍地全部纳入采集对象，既不需要也不可能，所以需要明确资料来源，文书格式规范到位。我局从以下四个方面明确资料采集来源：一是纳税人在办理税务登记、一般纳税人和防伪税控企业认定时所提供的各类资料；二是上级税务机关对纳税人申请事项进行审批、资格确认时形成的各类资料；三是综合征管软件、预警评估系统形成的各类评估分析、调查执行和行政处罚等输出资料；四是税务机关根据税源管理工作需要，填制的各类资料，如信息采集、税务文书等。对于部分机外文书，如：信息采集、事项告知、送达回证等，同时，分局严格按照《国家税务总局关于印发全国统一税收执法文书式样的通知》的要求填发文书。四、健全制度，确保精准，在执行上“一线贯通”。为了保证税收征管资料在税源管理和纳税服务中及时发挥作用，建立健全征管资料的传递、登记、保管、借阅、销毁等制度，制订《税收征管档案整理原则和要求》、《征管档案目录索引》、《征管档案规范化管理实施办法》、《税收征管资料档案管理员岗位职责》以及《税收征管资料档案查（借）阅制度》，对征管资料的归集、保管、使用等情况进行监督检查，逐步建立征管档案规范化管理的长效机制。加强征管档案资料的专业管理，提高资料和数据录入的准确性、及时性，避免错误信息造成数据资料失真。分局应设立专职或兼职档案管理员，负责征管资料的复核、归档和电子数据的维护工作，对不符合要求的征管资料，应及时要求有关责任人员予以补正或补录。征管资料调阅、复制、移送应履行必要的手续，并依法为纳税人、扣缴义务人保密。五、资源共享，价值体现，在利用上“便民惠民”。实行税收征管档案规范化管理的主要目标之一，就是要让征管资料实现多岗位、多层次的资源共享，便于各方面的查询、借阅，为税源管理服务。通过征管档案的科学规范管理，一方面提高了岗位人员的执法水平。针对执法程序不到位，表、证、单、书使用不规范，告知事项不全面、文书送达不及时等问题，通过资料传递流程进行把关，及时进行纠正，规范了执法行为，执法意识得到提高。另一方面，减轻了纳税人负担。纳税人所有需要报送的资料一次性采集，统一归档管理。如需资料，由税收管理员调阅查验，避免了纳税人办理涉税事宜多头跑、跑多次，在减轻纳税人负担的同时，进一步提高了工作效率。同时，税收征管档案和其它记录材料又成为工作考核以及绩效管理的主要依据。尤其在税源管理工作中形成的最原始资料无法录入征管软件，如带有纳税人签字的送达回证、对纳税人的询问笔录、催缴通知书、纳税评估原始记录等，对于税务机关至关重要，特别是越来越规范化的今天，对将来可能发生的税务行政复议，税务诉讼都有极大作用和价值。以后将逐步建立健全征管资料电子化存储平台，实现档案信息资源利用不再受时空以及地点的限制，形成全面、完整、准确的信息库，促进征管工作更加高效、快捷。
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