通知这一文种写作时应该注意什么

Question

如题所述

Answer 1

行政公文,是公务文书的简称,是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文.它是特殊规范化的文体, 具有其它文体所没有的权威性,有法定的制作权限和确定的读者,有特定的行文格式（注意：比模式更进一步）并有行文规则和办理办法. 我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理.
公文写作的要求很高,尤其是要求起草者具有工作实践的基础,懂得工作中许多微妙的关节,而在具体起草中要求较好的文字语言工夫.公文语言总的要求是庄重、平实、概括.公文语言功夫的核心是选词.选词一要根据所反映的客观实际需要,二要符合明晰、 确切、简练的标准,三要根据具体的语言环境, 为避免上下文重复而选择不同的词语,注意文中所涉及对象和阅读对象.多用书面语和文书用语,少用形象和描绘性词语和口语,不用方言土语,十分规范.
需要特别提出公文结构用语.一是开头用语, 用来表示行文目的、依据、原因,伴随情况等.如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等.二是结尾用语.如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等. 三是过渡用语.如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等.四是经办用语.如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等.五是称谓用语.有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该.等等.
国家行政公文有12类13种,即命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要.
公文主文结构,是指除了公文格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分.这一部分的写作,是公文写作的难点.
一、 标题
1． 规范式：三部分,即：发文机关＋事由＋文种
――用于重要、庄重的公务
2． 灵活式
A 二部分：一是发文机关＋文种
（以上标题下可加时间）
二是事由＋文种
三是“转发+始发机关及原通知标题”
B 一部分：只有文种
――常是不大重要的公务,带周知性
★带发文机关的标题下面如写发文时间,则须用括号,公务须是重大的、庄重的.文后不写落款及时间.
二、 正文
1．主送机关 （面向机关全体人员或者社会群体的,公务是周知的、重大的,常常不写；注意工作实际中组织关系）
2． 正文
A． 原由：一是依据：
# 情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等； 常用“目前…”类时间状语 ；简介人物及事迹
#文件： 常用“根据…”；往往是一句话
# 意义：议论：常用“是…”
# 作用 ：常用“将使…”
二是目的：常用“为…”
原由部分可省略,或只省略依据、目的之一.
B 事项：（内容多而重要的分条列项即列出层义,或用小标题 或用句子表达）
1.并列式.常见.一般写的是公务的横向的、静态的情况.各部分相互之间无紧密联系,独立性强,但共同为说明主旨服务.能够省略某一部分.这种方法的好处是概括面广,条理性强.
并列式内容之间的序码可用数字式,也可用分段式；段中并列的内容可用数字、分号（；）,也可用句子并列式.
要求重轻有序：重要的放在前边,依次类推.
2.递进式.一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理.各部分层层递进,每一部分也不可缺少,前后顺序也不能颠倒.这种方法的好处是逻辑严密,能说明问题.
在一篇公文中,两种方法可以互相交叉,即以一种方法为主,在某一部分即某一层次中用另一种方法.
注意：自此以下常运用序码.顺序是一、（一）、1、（1）共四层.
不重要内容分项可用分段甚至加分号（；）的形式.
C 结尾：（可以不要）常见有：
一是各文种专用语如：“请予批准”、“特此通知”等.
二是希望、号召类.
从12类13种行政公文中选择出3种社会生活中常用的模式化如下.
请示模式
请示是向直接上级请求指示、批准的公文. 必须事前行文,一事一文.上级应在一定的时限内批复.
【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成. 如：《×××学校关于创办＜校园文学＞报的请示》.可以省去发文机关.
【主送机关】接受请求的直接上级机关,在标题下面一行顶格写起.
只写一个,如需同时送其它机关, 应用抄报（在文末左下角写明）形式.
【正文】1.请求缘由.一写情况依据（往往用“目前”开头）,二写目的说明（用“为...”开头）.
2.请求事项.分层分项写清具体要求,并说透理由, 提出充足的事实和理论根据.同时,依据实际情况, 提出切实可行的处理意见,作为上级机关进行判断和指示的参考.
3.结尾.只是一句祈使性的话：“当否,请批复”或“以上如无不当,请批准”.
【附件】可有可无.是随同请求的有关材料、图表或其它文件.在正文之后（隔一行）注明附件名称和顺序.
【印章、发文时间】
报告模式
报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文.一般事后、事中行文.不要求上级批复,行文较长.报告和总结、调查报告的写法大同小异.常见单位部门的总结同时用于会议,成为报告.
【标题】一般是：“事由＋报告”.
【主送机关】与请示相同.
【正文】种类繁多,正文内容有差异.为学习方便, 把报告大致分为二种：
一是综合性报告正文,或称总结性报告.政府及机关单位都要在大会上作此种工作报告.
1.情况简述：工作时间、地点、背景、 条件或各项工作的开展情况.这种开头称为概述式.此外还有结论式（议论判断）、 说明式（用“为了…”）等.百字上下.
2.成绩做法：这是主体.可以简要叙述一下工作过程. 成绩常常通过数字、比较、事实来表现.安排形式有条陈式、 小标题式、阶段式和贯通式.
3.经验教训：要有观点、看法和规律, 又要有具体的典型事例以及理论分析.常常占五分之一篇幅.
4.今后计划.往往写成今后的工作计划.常常占三分之一篇幅.
各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告.
二是专题性报告正文.着重汇报某项工作或某个问题, 特点是专项、特殊,一事一报.
1.概述情况.讲清工作开展情况,或问题发生的原委, 事项的起因和经过.
2.说明理由、做法和反映.或取得的成绩和经验, 或分析存在的问题及原因,或说明工作做法,或写出群众反映.
3.提出意见.写基本看法,解决问题的建议和办法.
报告要用事实说话,以叙述为主,叙议结合.
【结尾】一般用“特此报告”,“以上报告如无不妥,请批转各地执行”等习惯用语,有的不写.如有附件, 与请求相同写法.
最后写发文机关或个人,盖章,写发文时间.
通知模式
通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文.它是最常用的行政公文.根据其作用分为五种：发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知.
【标题】灵活,甚至只有“通知”这一部分（内容不大重要又是周知的）.但批转性通知的标题按照《办法》“准确简要”的规定,省略文种,即：“批转（或转发）＋（始发机关）原文标题”.
【主送机关】直接上级.
【正文】
发布性通知和批转性通知的正文：“主体（发布或转发的文件）＋批语”. 如：“现将《＊＊＊办法》发给你们,请认真贯彻执行.”
事项性通知：原由＋事项＋结语（特此通知）
会议通知：名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等
任免通知：格式固定
【附件】可有可无
【发文机关】标题中有发文机关并且标题下有发文时间的不署.
【发文时间】用汉字小写数字
培训目的：使受训人员了解公文的基本特点和一般格式,掌握常用快速的写作方法及其变化提高日常公文的写作能力.
．培训内容：1、公文的概念
2、日常公文的分类
3、公文拟写的步骤与方法
4、电子公文
5、公文范例
6、尝试写作
．课程长度：6时
．培训方式：讲解法+范文欣赏+模拟练习
．教材内容：
引言
在科学技术突飞猛进,经济竞争日趋激烈,人类社会快步走向信息时代的今天,公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用,公文的写作也正在从旧模式中解放出来,逐步走向科学化、规范化、制度化.
什么是公文?
所谓公文,它是公务文书的简称,它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料.公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要.
在各类企业中,所指的公文一般为商务公文,主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等
公文拟写的步骤与方法
公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似,但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同,拟写时也有一些需要特别注意的问题.
公文的拟写通常按以下步骤进行：
一、 明确发文主旨
任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的.因此,在动笔之前,首先要弄清楚 发文的主旨,即发文的主题与目的,包括以下几项内容：
1、文件的中心内容是什么?比如相关工作的改善,主要提出目前情况怎样?存在哪些问题,解决方式、需协助事项；再如请求事项,拟请上级机关答复或解决问题等.
2、根据文件内容,准备采用什么文种?比如,汇报工作情况,是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题,是写一个指示或复函,还是一个带规定 性质的通知等.
3、明确文件发送范围和阅读对象.比如,向上级汇报工作,还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读,还是向全体人员进行传达.
4、明确发文的具体要求.例如,是要求对方了解,还是要求对方答复,是供收文机关贯彻执行,还是参照执行、研究参考、征求意见等.
总之,发文必须明确采取什么方式,主要阐述哪些问题,具体要达到什么目的,只有对这些问题做到心中有数,才能够落笔起草.
二、收集有关资料,进行调查研究
发文的目的和主题明确之后,就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然,这也要根据具体的情况,并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作.例如,拟写一份简短的通知、公告,一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作,在明确发文主旨之后,稍加考虑就可以提笔写作了.但对于问题较为复杂,还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件,拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等,往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作.
怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢?一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料.例如,要草拟本部门的年度工作计划,首先需要查阅去年的工作计划及工作总结,以及参考有关先进企业的同类工作计划等,还要研究本部门今年所面临的形势,今年的中心任务上级要求等.
总之,收集材料及调查研究,是一个酝酿的过程,是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面,然后经过分析思考产生一个认识的飞跃.
三、拟出提纲,安排结构
在收集材料的基础上,草拟出一个写作提纲.提纲是所要拟写的文件的内容要点,把它的主要框架勾画出来,以便正式动笔之前,对全篇做到通盘安排、胸有成竹,使写作进展顺利,尽量避免半途返工.
提纲的详略,可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定.篇幅不长的文件,可以大致安排一下文件的结构,先写什么问题,依次再写什么问题,主要分几层意思等.篇幅较长、比较重要的文件,往往需要拟出比较详细的提纲,包括文件共分几个部分,每一个部分又分作几个问题,各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等.提纲的文字不需要很多,也不需要在文字上推敲.当然,需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外.
拟写提纲是一个很重要的构思过程,文件的基本观点,可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改,使提纲日益完善.由两人以上分工合写的文件,更需要共同研究写作提纲,以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象.
四、落笔起草、拟写正文
结构安排好后,要按照要求所列顺序,开宗明义、紧扣主题、拟写正文.写作中注意两点：
1、 要观点鲜明,用材得当.也就是说要用观点来统帅材料,使材料来为观点服务.运用材料要能说明问题,做到材料与观点统一.
在写作当中,要注意明确观点,用语不能含糊不清,模棱两可、词不达意,似是而非.如果观点不明,令人不知所云.有些文件,只讲观点没有实际材料,就会使人感到抽象空洞、缺乏依据,不易信服.而只罗列材料没有鲜明的观点,则会使人弄不清要说明什么问题,不了解发文的意图 ,特别是情况汇报、工作汇报介绍.
2、 要语句简练,交代清楚.拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺,又要注意交代的问题清楚明了.
五、反复检查,认真修改
初稿写出后,要认真进行修改.写文章,需要下功夫.自古以来,好文章都要经过反复修改的,写文件也同样,尤其是重要的文件,往往要经过几稿才能通过.
1、 关于主题的修改.看主题是否明确,主题论述是否集中,主题挖掘是否深刻.
2、 关于观点的修改.修改公文要考虑到观点是否正确,表达有无问题.
3、 关于材料的修改.材料是文件的基础,有了正确的观点,还要通过适当的材料表现出来.
4、 关于结构的修改.修改文件的结构,包括文件总体结构的修正,使全文更加严谨.
5、 关于语言的精练.主要是修改不通顺的语句,不规范的字及标点符号.
修改工作要做到认真仔细,必须有足够的耐心和精益求精的精神.
几种常用的商务公文
请示
请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文.
请示的特点
一、针对性.只有本单位权限范围内无法决定的重大事项,如重要决定、重要决策、人事安排等问题,以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难,才可用"请示"行文.请示上级给予指示、决断或答复、批准.因而"请示"具有很强的针对性.
二、呈批性.请示是有针对性的上行文,上级领导对于呈报的请示事项,无论同意与否,都必须给予明确的"批复"回文.
三、单一性.请示应一文一事,一般只写一个受文领导,即使需要同时呈送其他领导,也只能用抄送形式.
四、时效性.请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题,求得上级单位指示、批准的公文,如能及时发出,就会使问题得以及时解决.
请示的分类
根据内容、性质的不同,请示分为以下三种：
一、 请求指示性请示.
二、 请求批准性请示.
三、 请求批转性请示.
请示的结构、内容和写法
请示由首部、正文和尾部三部分组成,其各部分的格式、内容和写法如下：
一、 首部.主要包括标题和主送机关两个项目内容.
1、 标题.请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成.如《***组关于会议纪要》.
二、 正文.会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成.
1、 前言.首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果.
2、 主体.它是会议机要的核心内容,主要记载会议情况和会议结果,写作时要注意紧紧围绕中心议题,把会议的基本精神,特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚.对于会议上有争议的问题和不同意见,必须如实予以反映.
三、 尾部.包括署名和成文时间两项内容.
电子公文
随着网络化的发展,公文通过E-mail的方式批阅使传统的办公模式正在发生着革命性的变化,但现在国内缺少实现网上公文批阅的软件,文件容易被拷贝、篡改,企业的办公方式还无法真正实现无纸化.
电子公文的写法
电子公文主要由主题、事项或附件落款组成.
一、 收件单位/人
二、 抄送单位/人
三、 主题.相当与公文的标题,如《关于***请示》、《关于****报告》.
四、 事项.公文的主要内容,包括发文目的,事项等（与日常公文协作方法一致）,若提供相关文件或报告等,可以附件方式发送（注明）.
五、 落款.署名及成文时间
递交程序以递交直属领导为宜.