质量管理体系是文件化的管理体系,应通过文件确定体系各方面的要求。将质量管理体系文件化是质量管理体系标准的基本要求,无论是出于认证需要还是出于管理需要,监理单位要贯彻实施质量管理体系标准,就必须编制质量管理体系文件。
根据质量管理体系标准的要求,工程监理单位的质量管理体系文件由三个层次的文件构成。第一层次:质量手册。第二层次:程序文件。第三层次:各种作业指导书、工作规程、质量记录等。
(1)质量手册。质量手册是监理单位内部质量管理的纲领性文件和行动准则,应阐明监理单位的质量方针,并描述其质量管理体系的文件,它对质量管理体系作出了系统、具体而又纲领性的阐述。
(2)程序文件。质量手册的支持性文件,是实施质量管理体系要素的描述,它对所需要的各个职能部门的活动规定了所需要的方法,在质量手册和作业文件间起承上启下的作用。
(3)作业文件。程序文件的支持性文件,是对具体的作业活动给出的指示性文件。
(4)质量计划。针对某一项目或合同而规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件,在具体的监理项目上,项目监理机构可以单独编制质量计划,也可以表现在监理项目的监理规划或监理实施细则中。
(5)质量记录。用以记录活动的状态和所达到的结果的文件。在监理项目上,质量记录将形成监理工作文件。
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