法律分析：收据可以分为内部收据和外部收据。内部收据是单位内部的自制凭据，用于单位内部发生的业务，如材料内部调拨、收取员工押金、退还多余出差借款等等，这时的内部自制收据是合法的凭据，可以作为成本费用入账。外部收据又分为税务部门监制、财政部门监制、部队收据三种。
(1)单位之间发生业务往来，收款方在收款以后不需要纳税的，收款方就可以开具税务部门监制的收据，如收到下属单位归还的借款，因为收到借款不存在纳税义务，所以可以向下属单位开具税务局监制的收据。
(2)行政、事业单位发生的行政事业性收费，可以使用财政部门监制的收据。如防疫站收取防疫费，环保局收取环保费等等，都可以使用财政部门监制的收费收据作为合法的费用凭据。
(3)单位与部队之间发生业务往来，按照规定不需纳税的，可以使用部队监制的收据，这种收据也是合法的凭据，可以入账。除了上述几种收据外，单位或个人在收付款时使用的其他自制收据，就是日常所说的“白条”是不能作为凭据入账的。
法律依据：《中华人民共和国民法典》 第四百九十条 当事人采用合同书形式订立合同的，自当事人均签名、盖章或者按指印时合同成立。在签名、盖章或者按指印之前，当事人一方已经履行主要义务，对方接受时，该合同成立。法律、行政法规规定或者当事人约定合同应当采用书面形式订立，当事人未采用书面形式但是一方已经履行主要义务，对方接受时，该合同成立。