第1个回答 2022-06-10
从2020年疫情后，会议承办业务开始慢慢复苏，很多企业也开始部署自己的产品发布会或是一些会展活动等，但是在此次疫情的冲击下，太多会务公司关门倒闭或至今没有开业，对于这些企业来说，无疑是要自己上场，亲自筹办。但是很多人并不了解会议举办的流程，因为在星界会务平台工作多年，所以在这里就将我的些许经验分享给大家，希望对各位需要自己举办会议的企业能有有所帮助。
一：确定会议主题、会议内容及参会名单。
这里的会议主题可以是产品发布会、论坛或峰会或会展等，根据每个企业希望进行的会议，目的来进行。
二： 确定会议的大小预订会场 100人以内规模至少提前2周、100-300人规模至少预留1个月、300-1000人规模至少预留2个月、1000人以上至少预留3个月。确认人数后，一定要提前联系酒店预订会场。
三： 周密安排前期准备工作
1）、确定总负责人：负责总揽全局及协调工作。
2）、确定接待团队：根据工作量分为若干工作小组或指派若干人员负责，明确工作分工，如接站、报到、住宿、用餐、用车、活动等。
3）、客人情况：人数、姓名、性别、职务、民族、抵离方式及时间、活动内容及要求等。
4）、活动准备：提前拟定活动形式、地点、主持人、邀请函、前往方式等。
5）、会议指南：一般应包括：欢迎辞、日程安排、住房安排、用餐安排、乘车安排、会务组联系方式、服务指南。制作《会议指南》时，应注意避免出现格式、字体等明显的错误，在印制前必须经相关工作负责人分别校对。 6）、用车安排：提前安排用车，准备、补充车上所需物品（湿巾、雨伞、矿泉水、药品等），及时反馈行程，提前通知预留车位、安排专人引导。
7）、接站人员：根据实际情况安排一对一或者多对一接待，要提前明确接站接待人员的任务。重要嘉宾要安排相应级别的人员接站。
8）、入住安排：确定VIP客人和普通客人的房间安排和接待要求，一定要重视VIP客人，给到他们该有的尊重，提前准备水果鲜花，房间安排距离会场近，最好安排在开会的酒店，尽量要集中在同一楼层，会务组在客人入住时最好在酒店前台设一个办事点，能减少很多麻烦。
9）、会场布置：准备会议材料、桌花、桌牌、热水、矿泉水、茶叶、纸杯、点心、水果、笔、本、电脑及多媒体设备、话筒、背板、横幅等。其中准备水果时应本着方便实用的原则。
10）、用餐准备：提前了解客人用餐习惯，尤其是少数民族地区和外宾，确定菜单、酒水、准备餐签，确定陪同人员。
11）、其他：财务准备，媒体记者、摄影、摄像、合影、录音、礼仪小姐。
三： 正式会议阶段 会议开始前一定要提前到达会议现场，确认会场布置完毕和检查会议过程中要用到的电子设备有无故障、茶歇的准备情况等。跟会期间，总负责人不能离场，要全程密切留意现场，防止突发状况。会议结束后若要用到会场用餐的，一定要安排好客人和衔接时间。会议过程中临时出现问题，要及时与酒店会议负责人联系解决。
四：会议结束后 认真做好总结归档，分析该次接待工作中的难点和重点，为下次会议接待做好准备。一场规模大人数多的会议如果没能成功举办，所引发的后果及损失是不可估量的，所以一定要提前做好准备。