1、标题
标题是由文种名或活动名称和文种名组成，还可包括个性化的活动主题标语。例如“xxxx年会邀请函”。
2、称谓
邀请函的称谓使用“统称”，并在统称前加敬语。如“尊敬的xxx先生/女士”或“尊敬的xxx总经理(局长)”。
3、正文
邀请函的正文是指活动主办方告知被邀请方举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求，写明活动的日程安排、时间、地点，并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请，切忌以通知口吻向受众行文。
邀请之词有的出现在文首，如“xx会议即将在x召开，敬请您/阁下莅临会议”;有的`出现在文中，如“素仰阁下学养深厚，在xx领域成绩卓著，特奉函诚邀阁下光临会议”;有的出现在文尾，如“专此邀请，敬祈回函”。
4、落款
落款要写明活动主办单位的全称和成文日期。
邀请函范文
xx公司：
我公司决定于xxxx年xx月xx日在公司活动中心举办20xx年公司年会，该年会由我公司策划主办，主要包括开放式座谈和品尝美食等活动内容。为了加强我们公司的经验交流，互相促进我们公司的发展，现在诚挚地邀请贵公司来参加我公司的年会。如蒙同意，请将贵公司同意参加年会的人员名字发送到我公司后勤部。特此函达。
xxx公司
xxxx年xx月xx日