如何开一场成功的Kick-off Meeting

如题所述

第1个回答  2022-07-17
有人说,Kick-off Meeting(启动会)就好像一场相亲会,在见面前,尽管我们对双方都做了很多的介绍,很多铺垫,但终究需要通过这样一场相亲会,让大家见面,了解过往,展望未来,彼此承诺。对于大多数朋友来讲,参加相亲会、介绍朋友认识都不难,但怎样组织一场成功的相亲会,却不是件容易的事情。

代入项目中,我们大部分人经常参加Kick-off Meeting,也会身处项目中,但如何亲自组织一场成功的Kick-off Meeting,却是很多人的困惑。 这篇文章会从会前筹备、会中组织、会后总结三个方向,并结合真实的项目案例,和大家探讨如何开一场成功的Kick-off Meeting。

Kick-off Meeting成功与否,很大程度上取决于我们筹备的是否充分,组织是否到位。而会议的筹备工作往往琐碎、繁杂,如何充分调动资源,最有效的做好会前准备工作呢?

1. 成立筹备委员会

作为整个会议的指挥中心,成立一个筹备委员会是非常有必要的。筹备委员会应该包括项目owner、项目经理、Kick-off Meeting主办方等,用于会议相关工作讨论、筹备工作分工、指挥落地执行等。筹备委员会根据项目和Kick-off Meeting规模可大可小。

2. 会议内容筹备

如何在有效的时间内,呈现我们想要展示的信息,各方达成一致,取得关注和支持,达到会议的预期,是Kick-off Meeting最关键的点。因此,会议内容的筹备,是重中之重。

做好内容的筹备,首先我们需要问自己一个问题,为什么要开Kick-off Meeting?

在我看来,开一场Kick-off Meeting,原因无外乎以下几点:

基于我们开Kick-off Meeting的原因,需要准备一下内容:

3. 确定基调、主题

一个成功的Kick-off Meeting不一定能够满足所有的预期,但一定需要明确最主要的目的,同时根据我们的主要目的,确定一个基调或主题,或激情,或庄严,或热闹……

4. 亮点环节设计

如何让Kick-off Meeting有亮点,为成功加分,契合基调或主题的一些小环节的设计必不可少,是发挥大家想象力,充分展现项目团队风貌的时候了。

5. 常规会议筹备

会议内容、基调或主题、亮点确认后,列出会议筹备清单、明确分工、明确完成时间,可以风风火火筹备起来了。常规的议筹备清单如下:

1.会前验收: 完成会场布置、摄像机位确认;提前进行演示文稿调试。

2.入场服务: 引导参会人员就坐,维持现场秩序。

3.节奏把控: 整体把控现场节奏,安排演讲人衔接。

4.会议记录: 包括会议内容文字记录和会议现场影像记录。

Kick-off meeting结束了,我们的工作还要继续。会后最重要的几件事情:

1.明确达成的共识 ,以邮件或其他书面形式同步所有相关方;

2.明确后续工作, 以邮件或其他书面形式同步所有相关方;

3.对会议进行宣传, 整理会议新闻稿,发布到相关宣传平台;

4.对会议进行总结, 包括会议目的是否达成、组织是否良好,需要改进的方面等。

最后总结一下,开一场成功的Kick-off Meeting,需要:

1.会前筹备:成立筹委会、会议内容筹备、确定基调或主题、设计亮点环节、常规筹备工作清单落实。

2.会中组织:会前验收、入场服务、把控节奏、做好记录。

3.会后总结:明确共识、后续工作,对会议宣传、总结。
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