说到档案管理员，不少人会不屑一顾，觉得这个岗位根本没有什么难度，无非是整理整理资料，然后归档成册，把同类的资料整合到一起，放入档案库。
其实不然，档案管理员是一个相当有技术含量的岗位，因为档案管理员不仅要把资料归档，还需要知晓什么样的资料放在了何处，以便后期需要调档案的时候，可以在最短的时间内调出来。
而官方的档案员，则更为重要，因为在很多关键的时候可以起到“扭转乾坤”作用。
不过随着科技的发展，电子计算机的应用和普及，则使得这一工作更为简单和方便，需要什么资料，只需要在计算机中输入相应的关键字，自然就可以调出自己想要的数据。
在古代，文书档案和库房的管理，也是一门大学问，那么在没有计算机辅助的古代，古代重要的文书档案和库房又是怎么管理的呢？
当我们带着这个疑问穿越几千的时光隧道看向秦代官员的时候，他们却向我们回答：我们不仅有专职人员，还有严格的制度。
本篇笔者就和您聊聊秦代的官员是如何管理文书档案和库房的，不过我们还得从文书档案的起源说起。
殷商时期文书档案的管理已有制度。
惟殷先人有册有典，殷革夏命。——《尚书·多士》
古代的档案管理员，其实与记录和编撰历史的史官是有着诸多的联系，而在先秦时期，文书档案的管理工作其实也是史官在做，后来才慢慢分离开来。
至于这项工作的起源在何时，没有准确的文献可考，不过在殷商时期，已经有了明确的记录，正如上述《尚书》的记录所言，意思是殷商的祖先已经有了书册和典籍，其中还记载了殷商王朝“革”了夏朝的命。
从这里我们也可得知，在殷商时期已经有了“册”和“典”，其实这就是殷商时期的“档案”，而且从此时起古人已经对档案有了分类保管的意识。
此后，周朝取商朝而代之，档案管理也形成了相对完成的体系，并且设置的“大史”一职，主管档案管理的工作，而且人数也并不少，如《周礼·春官》记载：大史，下大夫二人、上士四人。
而大史的工作内容就是“掌建邦之六典，以逆邦国之治”，意思就是大史掌握着国家的六种法典和天下各国上缴的实际治理国家的文书。
秦代的“档案管理员”。
经过春秋战国的乱世，档案管理的工作一直在延续，到了秦灭六国，秦国建立起了秦王朝，也制定了相应的法律来支撑档案管理工作的顺利进行，当然也对档案管理工作的内容进行了细化和分工，专门设置了御史、内史和令史，具体这三者是如何分工的呢？
先说御史。
岁雠辟律于御史。——《睡虎地秦简·尉杂》
这句话的意思就是每年的年底相关的官员都要到御史处核对刑律的变化之处，这也就道明了御史是专门管理律法档案的官员，国家法令如果有所变更，要在御史这里“备案”，之后其他官员再到御史这里核实，以便被修改的律法得以颁行全国。
当然，御史是中央设置的官员，那么要和御史核对法令的官员，应当是各地掌管法律的官员，只有如此，才能保证中央的法令可以准确无误地贯彻到地方，而地方和中央的法令才能保持一致。
再说内史。
都官岁上出器求补者数，上会九月内史。——《睡虎地秦简·内史杂》
稻后禾熟，计稻后年……上内史。——《睡虎地秦简·仓律》
从上述两则记载，我们可以得知，内史其实就是管理账务文书档案的官员，如第一则记载的意思就是官员需要每年上报已经注销而需要补充器物的数量，这个数字还必须在每年九月上报到内史，第二则记载的意思是稻如在谷子之后成熟，应把稻计算在下一年的帐上……到每年十月用牍写明数量上报内史。
而内史一职还是专职，并不是其他官吏可以兼职的，如
《内史杂》记载：下吏能书者，勿敢从史之事，说的就是即使其他的官员很擅长书写，那也是不能从事内史一职。
说到这，可能不少人会说了，既然内史是专职，那一般人不了解内史的工作，又怎么做到专职的呢，其实不用担忧，因为秦代有专门培养内史（史官）的机构，而且还规定了只有史官的后代，才可以去里面“深造”，即“
非史子，毋敢学学室，犯令者有罪”，所以这点也可以理解为内史是“世袭”的。
最后再说令史。
毋敢以火入藏府书府中，吏已收藏，官啬夫及吏夜更行官，毋火，乃闭门户，令令史循其廷府。——《睡虎地秦简·内史杂》
上述记载其实也是说明了令史的工作重点在于巡视档案库房，秦代的文书档案多为竹简，防火则是档案管理中的重要一环，所以秦代专门设置这样一个官职，也在情理之中。
此外，令史在特殊情况下还可以代替官啬夫对于档案或者库房进行直接管理，当然也仅仅只是特殊情况下，毕竟内史的职责，还是以监督和巡视为主。
秦代档案管理的副本制度。
法令皆副，置一副天子之殿中，为法令为禁室，有铤钥。——《商君书·定法》
秦代官方的“档案管理员”已经有了专职人员，那么相应的管理制度自然也少不了，不过相关的制度并不是在秦朝时期才确立的，而在商鞅变法时期的秦国就已经确立了。
正如上述《商君书》中所记载，说的就是法律或者其他重要档案都是有副本的，而且这些副本都被保管在禁室之中，配有专门的锁和钥匙，并且用封印给封上，这就保证了当法律的正本损坏之后，副本的存在还能保证有法可依。
说到这，不少人就会想了，万一相关管理人员动了“坏心思”，擅自修改了副本，这样不就造成了法律不一，档案管理工作不是出现了大漏洞吗，不慌，这点《商君书》中也有应对的措施，那就是进入禁室偷看禁室的法令以及删改禁室法令一个字以上的，那都是死罪，即“及禁剟一字以上，罪皆死不赦”。
那么这种制度到了秦王朝建立之后，还被延续了吗，当然被延续了，《睡虎地秦简·内史杂》记载：
县各告都官在其县者，写其官之律，意思是说各县应该告知各县官员，让其抄写各县所实施的法令，这里所抄写出来的律法，很明显也是一种法令的副本。
秦代档案库房的禁火制度。
我们在上文叙述令史的职责时已经提到，档案库房的管理是“禁火”的，这点也被写入了《秦律》，所以也是一种保护档案或者库房的制度。
这也就是说在为档案室或者库房选址建造时，防火也是最基本的一点，并不是随随便便在宫中格外找出一间房子，然后就万事大吉了。
《睡虎地秦简·内史杂》还规定：节新吏舍，毋依臧（藏）府、书府，也就是说，为官吏建造住房宿舍的时候，不能挨着藏府和书府，这里也就是指的是仓库和档案室了。
官员的宿舍为何不能挨着这些地方呢，很显然是出于安全方面的考虑，毕竟官员居住的地方那是肯定会有明火的，比如寒冷的冬季，那就需要在室内生火取暖，这是有着火的安全隐患的，谨慎的选址，其实也是更好地保护文书档案的一种措施。
为了进一步贯彻档案库房禁火这一制度，秦代设置了内史一职，上文我们已经提到，这一官职就是巡视档案库房，每次关闭巡视完档案库房准备关闭时，那都要先检查一遍，确认没有火源之后才能关闭。
秦代档案管理员失职后的处罚。
盗封啬夫可论？廷行事以伪写印。——《睡虎地秦简·法律答问》
既然秦代对于档案管理工作十分重视，那么保密工作和官员失职后的具体处罚则也有相应的规章制度，比如上述记载，就是说官员要遵从文书档案的保密制度，随着计算机的应用，现在档案管理工作的保密只需要设置加密密码，似乎就解决了这一问题，那么古人又是如何“加密”档案的呢？
也很简单，用泥封，也就是在文书档案上添加封泥，并且在封泥上加盖官印，尤其是在传递重要文书时，这点更是被普遍运用，秦之后的历代也一直在沿袭。
这项举措在现在看来似乎很小儿科，不过在古代确实解决了大问题，毕竟加盖了官印的封泥，一经被破坏，想要复原，几乎再无可能，而接受文书之人，看到被破坏的封泥的文书，自然会知道其中自有蹊跷，倘若在传递途中不小心破坏的，那求证真伪则是必不可少的一步了。
为了进一步让负责档案或库房管理的官员官员尽职尽责，秦代还设置对官员失职后的处罚制度，分为情节严重，主要有罚没财物、相关人员连带受罚和撤职流放等处罚。
罚没财物。
发伪书，弗智，赀二甲。——《睡虎地秦简·法律答问》
秦代对于违规官员的罚款，并不是像现在一样，罚没实实在在的金钱，而是罚缴铠甲，不过也有学者认为是罚没制造铠甲的金钱，此时暂不细论。
而上述引用就是说，如果在接受伪造的文书的时候，没有发现文书是伪造的，那么就要受到处罚，处罚的标准“赀二甲”，也就是罚两套铠甲（或同等价值的金钱）。
没有发现发现文书是假的都要受罚，可想而知，那么伪造文书或者档案，必然会受到更为严厉的处罚，其处罚的力度，必然不只是罚没财物那么简单。
连带罚款。
官啬夫赀二甲，令、丞赀一甲……其它冗吏、令史掾计者，及都仓、库、因、亭啬夫坐其离官属于乡者，如令、丞。——《睡虎地秦简·法律答问》
连坐法，是《秦律》中的一大“特色”，而管理文书档案或者库房的官员出了纰漏或者违反了相关规定，那么其他相关的官员被连坐，也是无可避免的。
不过根据官职大小，受罚的力度也不同，官职越大，责任也就越大，被处罚的力度也会大，比如上述引用中的“令史掾”其实就是令史的属官，也就是说管理文书档案或者库房的官啬夫有了问题，那么令史的属官也要受罚，官大的罚没两套铠甲（或同等金钱），官小的罚没一套铠甲（或同等金钱）。
撤职流放。
吏自佐、史以上负从马、守书私卒，令市取钱焉，皆迁。——《睡虎地秦简·秦律杂抄》
管理文书档案或者库房的官员会出现大问题吗，当然会，万一出了大问题，也并不是单单罚款那么简单了，情节严重的，还要被撤职流放。
比如上述记载就是说看守文书档案或者库房的官员，如果因为自己职务的便利，以文书档案或者库房里的物品来谋取私利，而一旦被发现，没有讨价还价的余地，直接就会被撤职流放，由此亦可见，秦代对于文书档案和库房的管理工作，是十分重视的。
管理文书档案或者库房的官员因失职或者违法了法律法规被撤职流放，势必会造成岗位的空缺，那么秦代对于这个问题又是怎么处理的呢？
《睡虎地秦简·效律》记载：
实官佐、史被免、徒，官啬夫必与去者效代者，
意思是管理库房的官员佐或者史如果被免职或者被流放，接任者必须要先与离职者进行核验，如果在交接的过程中，发现了库房的财务或者文书档案有不符的情况，那就要追究责任了。
此外，如果在交接工作之时，继任者没能看出问题，这还不要紧，因为继任者的任期不满一年（通常说法），发现了其中是有问题的，那么还是前任的管理员承担失职的责任，如果超出这个期限呢，那就不好意思了，不管继任者在接替工作时有无核验，出了问题，那都是继任者承担责任。
结束语：
综上所述，秦代对于文书档案和库房的管理是十分重视，不仅设置有专职官员，还有严格管控制度的制度，并且一些管控制度，至今依然有借鉴意义。
不过话又说回来，秦王朝在历史上虽然昙花一现，二世而亡，但是它的制度却是空前完善的，由文书档案库房的管理，我们也能看出，《秦律》在当时是一部空前完善的法律，汉朝取代秦朝，但是却沿袭了秦朝的制度。
这也说明了秦王朝的衰亡并不是因为制度不先进，而是推行这些新制度时操之过急，在短时间内激化了社会各方面的矛盾，再加上秦二世、赵高等人的胡作非为，秦朝二世而亡，其实亦在情理之中。