第1个回答 2022-06-10
一、文员的日常工作
文员其实要把自己定位是助手,就是要把领导的各种事务的资料和文件整理好,还要提醒领导事先安排好的日程。
怎样整理资料呢?这恐怕是最核心的内容了。
这里有个客观问题:并不是所有职位都有明确的工作内容的。
就是说你到了这个岗位报道后,可能根本不知道要干什么,人事部门也不知道你要干什么。
当领导也不知道你要干什么,你自己也不知道要干什么,同事也不知道你要干什么的时候,就说明你还是不要干什么了。
这个问题在于你自己,你自己没有找准定位。
很多事情都是水来土掩的,很多是日常工作,还有临时任务。
对于日常工作,自己心里要有一个流程,最好每个流程都用纸质文字+电子版+文件盒固定下来。
同理,临时任务也要这样做。很多临时任务我都会建个文件夹,文件夹题目是:时间+关键词。文件夹内容一般是:照片+文字记录+总结。
也就是说只要你做过的工作就用电子版+纸质版固定下来,那样即使一下子纸质版找不到,也可以用电脑搜索到电子版的内容。
有时候文员会有很多事情一下子记不住,这个时候一个便利贴很重要啦!记上最近要完成的任务,然后贴在电脑上就OK啦。
以上不需要多高深的电脑技术,小学水平应该就可以对付了。
二、你适合文员这个岗位吗?
曾经有个朋友“无意”中问我:你那单位最近找人吗?我说不招,等明年公告吧。他说:我听说我那邻居就进去了啊。我说:那你有重点本科或者研究生学历吗,你是学科带头人吗?你有某某单位急需技术特长吗?
没有啊,我几斤几两你还不清楚!
那你爸是市委书记吗?哦,如果是你也不会问这个了。那你爸是土豪吗?
朋友撇撇嘴,被我简单粗暴地结束了此次对话。
其实看某个人的谈话就知道他适不适合这个岗位了。
有些岗位不是你想去就能去的。抛开你无法改变的外因来说,看看自己适不适合才是最重要的。
有时候领导需要某个文件,但是你抓耳挠腮就是找不到,而另一个同事十秒钟敲敲键盘就OK了。
你的桌子上杂乱无章,堆起了小山一样的文件资料,而其他人的桌子一尘不染,还很有情调的放上了花花草草,很是漂亮。
这就说明平常的工夫了。
人力资源管理理论中有个著名的“霍兰德职业性向测验量表”。跟那个粘液质、胆汁质的气质类型心理学理论一样,有段时间烂遍了大江南北。
简单来说,测量表根据打分情况将其罗列的86种职业分成六大类,即现实型、常规型、企业型、研究型、艺术型、社会型。
每种类型的职业反映出从业者不同的心理特征。
1、现实型的人偏好与具体的物体(如工具、机械、电子设备等)打交道,喜欢有规则的具体劳动以及需要基本操作技能的工作,但不喜欢跟人打交道;适合从事技能和技术性的职业;不适应社会性质的职业,厌恶从事教育、服务和说服性的工作。
2、研究型的人比较聪明、理性、喜欢抽象的、分析性的、独立性的工作,愿意进行系统的创造性探究,偏好对各种现象进行观察、分析和推理,以理解和把握这些现象。适合从事科学研究类工作以及工程设计类工作;缺乏组织和领导才能;不喜欢从事说服性或重复性的工作。
3、艺术型的人具有想象力、冲动、直觉、理想化、有创意,偏好模糊、自由和非系统化的活动,不重视实际,不善于从事事务性工作。他们不喜欢墨守成规的活动,喜欢表现自己,喜欢单独活动。适合从事文艺创作类的工作。
4、社会型的人合作、友善、善于交谈和社交,洞察能力强,喜欢社会交往,关心社会问题,重视社会公正和正义,有教导、指点和培训别人的能力和愿望,不喜欢与材料、工具、机械等实物打交道。适合从事社会、教育、咨询等方面的工作。
5、企业型的人更具有冒险精神,更加乐观、精力充沛、有野心,喜欢担任有领导责任的工作,看重政治和经济方面的成就,喜欢追求财富、权力和地位,喜欢与人争辩,喜欢说服别人接受自己的观点,但是他们不喜欢从事研究性的活动。适合从事企业性质的工作,担任领导或政府官员等。
6、常规型的人顺从、谨慎、保守、实际、稳重,喜欢条理性强的工作,偏好对文字和数据等资料进行明确、有序的整理,喜欢使用文字和数据处理设备等协助组织实现目标或获取经济收益,厌恶模糊、不正规、非程序化或探究性的活动,不喜欢自己对事情做判断和决策。这些人看重商业和经济方面的具体成就,看重财富和地位。适合从事办公室事务性工作、图书管理、会计、统计类工作。
该学说的特点是越是相似的职业类型越容易做选择,因为相邻的职业中具有一些人格相似性。如果某人的主导职业兴趣和第二职业兴趣之间不相似,那么此人在选择职业时就会非常困难。
依据这个理论我们可以看出文员更贴合“常规型”这个职业特点。当然,这种分类并不是绝对的。我看到很多性格各异的人在这个岗位上也能做的很好。
这种理论给人们提供一种渠道,发现更适合自己的工作岗位。由此可见,认识自己、找准定位多么的重要。
三、文员如何迎接上级检查
其实文员工作不仅是要为日常办公服务,有时候也要迎接上级检查。尤其是一些行政事业单位或者企业的行政职能部门。
根据多年来的经验,上级检查一般就是按照“文件-内容-反馈-总结”这个程序来检查资料的。
而很多人的实际工作可能只是某个环节,比如我就是搞分析总结的,我手上没有什么文件,也没有具体反馈工作内容。
但是,上级检查人员一来不会去听你解释你的分工,他抓住一个人就会要所有的东西。假如你说反馈实施工作不是你做的,拿不出来这项资料,那么他就会直接判定你的部门缺少该项资料,从而导致整体效果评价不佳。
因此作为各个环节的人员也要准备有一份能够应付检查的资料。
从“文件-内容-反馈-总结”这个检查环节来说吧。
文件:与你的工作有关的上级文件、单位文件。必须是正式文件。这要你自己去相关部门收集复印。
内容:各环节的数据、文字资料,即具体实施工作的纸质体现。越完整越好。
反馈:有的工作要有反馈或者回访内容。这项工作是目前检查人员的督查重点。可以到其他部门(如财务部门、效能部门)复制一部分这方面的资料。
总结:与工作有关的总结分析,要有数据和图形分析,不要只凑字数。先摆数据,再找问题,然后提对策,最后总结——这样一个分析报告不就写好了!如果你自己还有其他想法还可以添加更多内容。
如果这四个环节的资料都准备的齐全的话,那么就足够迎接各类检查了。
人做工作一般都是有计划的,因此对于文员来说,什么性格的人其实也未必那么严格。只要你有计划,并且能做到有始有终,那么你就可以做好这份工作的。