确认协调会议相关事项：会议时间、会议地点、会议参与人员、会议主题、会议流程等，一定要与倡导者以及主持者沟通确认清楚。特别是会议时间一定要与与会人员先沟通妥善，以免出现临时更改打乱大家的
工作计划。
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2、确认与会人员能及时参加会议：这个主要体现在2方面，第一，详细的会议通知必须发到每个与会人员，或纸质版或电子档一定要得到对方的确认，以免未通知到。第二，如有条件，在开会前10-20分钟，可通过网络或者电话提前提醒与会人员会议时间。
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3、场地以及材料准备：开会前30分钟基本就要开始准备会议，确认好会议室以及其他结合实际应该提供的设备，如果需要使用到投影，那么电脑以及
投影仪请调整好；如果需要纸和笔，请提前备好；如果会议时间过长，请准备好水；如果需要些会议记录等请安排好人员。
二、会议中安排注意事项
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会议开始时强调注意事项：特别是会议纪律，可以温馨提醒一下，比如保持手机静音等；以及强调会议议题以及会议主题，明确目标才能真正的高效解决问题。
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会议中基本遵循规则：针对具体的事情而讨论，切不可进行人身攻击；针对要讨论的主题考虑问题，不可偏离主题；让每一个与会者都有公平的表达自己想法的权利；如果会议中有违背这些规则的事情发生时主持人一定要及时调整。
三、会议后安排注意事项
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整理会议场地：会议结束后一定要整理会议室，恢复到开会前的状态，为一个会议做好准备；这一点虽然很小，但是很能体现一个人的
职业素养，我们作为会议的具体安排者一定要做好这些细节。
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会议决议事项的跟进：一般一个会议定会有具体的决议内容，我们需要一定要负责跟进这些决议事项，保障会议成果，而且光开会决议而没有具体的实际行动。而且达成一致的会议记录要与会人员签名确认留档。
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