档案卷内备考表是不可或缺的文件备注,它的填写旨在详尽记录卷宗的关键信息。首先,必填内容包括卷宗的总页数(科技档案还需注明图纸张数和磁盘光盘数),立卷人、检查人以及归档日期。这些基本信息确保了档案的完整性和准确性。
在备考表中,除了基本的项目,对卷宗归档的详细情况和与其他相关卷宗的关联描述也至关重要。比如,它可能记录下卷宗的立卷状况,如案卷名称、正副卷册的区别,以及每个册子的具体页数。立卷人和检查人的信息,以及立卷的具体时间,这些都是了解档案形成过程和历史的重要线索。
备考表的主要用途包括:一是记录立卷过程中的关键细节,便于追溯档案的整理历史;二是记录卷宗在保存过程中的任何变化,如抢救档案的情况,便于档案管理的动态监控;三是为档案的使用者提供查询线索,帮助他们快速找到所需信息;四是供档案鉴定人员参考,以便于评估档案的价值和保存状况。
例如,一份备考表可能会这样描述:本卷为诉讼正卷,共壹册,副卷壹册,本册为正卷,总页数若干。立卷人为(姓名),检查人为(姓名),立卷时间为(年月日)。另一份备考表则可能针对副卷进行相应的记录。这些详细的备考表信息,对于档案的管理和利用具有重要的参考价值。